System wymusza systematyczność

REKLAMA

Przed wdrożeniem IFS Applications w naszej spółce korzystaliśmy z tworzonych we własnym zakresie aplikacji wspomagających zarządzanie. Wraz z rozwojem firmy coraz silniej odczuwaliśmy potrzebę zintegrowania złożonych procesów biznesowych. W roku 2014 rozpoczęliśmy na rynku poszukiwania rozwiązania ERP, które by najlepiej spełniło nasze wymagania. W końcowej fazie tego procesu braliśmy pod uwagę oferty dwóch dostawców, w tym IFS. Wybraliśmy system IFS Applications przede wszystkim ze względu na zaawansowaną funkcjonalność zarządzania projektami, która odgrywa ogromną rolę w działalności naszej firmy.

Umowę na wdrożenie systemu IFS Applications podpisaliśmy z IFS Poland w roku 2015 r. Powołaliśmy własny zespół wdrożeniowy i przez pierwsze trzy miesiące wraz z konsultantami IFS Poland pracowaliśmy nad opracowaniem projektu. Potem rozpoczęły się prace przygotowawcze. Zgodnie z założeniami system IFS Applications miał objąć wszystkie kluczowe obszary działalności naszego przedsiębiorstwa, czyli: finanse, produkcję, dystrybucję, remonty, projekty, zarządzanie dokumentacją oraz kadry i płace. W każdym z tych obszarów wyznaczyliśmy użytkownika wiodącego, który był odpowiedzialny za koordynację prac wdrożeniowych oraz za przekazanie użytkownikom końcowym wiedzy dotyczącej działania systemu.

Staraliśmy się w miarę możliwości dostosować procesy biznesowe w naszej organizacji do wymagań systemu IFS Applications, wychodząc z założenia, że takie rozwiązanie jest optymalne. Konsultanci IFS również doradzali nam maksymalne wykorzystanie standardowych funkcji systemu, ze względu na to, że w przyszłości ułatwia to aktualizację rozwiązania. Działamy więc zgodnie z tym, co oferuje system, z niewielkimi tylko rozszerzeniami, które okazały się niezbędne.

To była prawdziwa rewolucja, która wymagała od nas bardzo dużego zaangażowania zarówno w czasie wdrożenia, jak i już po oficjalnym starcie systemu. Wszyscy w firmie, a z systemu bezpośrednio korzysta ponad 90% pracowników, musieli nauczyć się nowego podejścia. Tuż po wdrożeniu osoby, które pracowały w IFS Applications, nie miały jeszcze pełnej wiedzy jak ich działanie w systemie przekłada się na inne obszary. Po roku doświadczeń widzimy, że wszyscy zachowują większą staranność i rozwagę w działaniu. Wymusza to wzajemna świadomość i odpowiedzialność. Obecnie z systemu IFS Applications 9 korzysta w naszej firmie 155 użytkowników.

Oczywiście, widzimy korzyści. Dzięki IFS Applications 9 zyskaliśmy pełną kontrolę nad kosztami. Wydatki podlegają zatwierdzeniu przez uprawnione osoby jeszcze przed ich poniesieniem. Pracownicy zdają sobie sprawę z odpowiedzialności i działają bardziej rozważnie, starając się w większym stopniu planować, kontrolować, a co za tym idzie, ograniczać koszty.

Zwiększyła się efektywność zarządzania projektami. Dzięki systemowi osoba odpowiedzialna za dany projekt ma pełny wgląd we wszystkie działania zlecone poszczególnym pracownikom i w każdej chwili może sprawdzić poziom zaawansowania prac. Informacja jest dostępna w jednym miejscu, a system przygotowany na dużą ilość danych. Co ważne, korzystanie z tych zasobów jest odpowiednio zabezpieczone, a dostęp do danych zróżnicowany jest w ramach przydzielonych uprawnień zależnych od pełnionej funkcji i zajmowanego stanowiska.

Pełne wdrożenie systemu, i to w tak szerokim zakresie funkcjonalności, jaki wybrała spółka ELESTER-PKP, wymaga czasu. Pod wieloma względami projekt ten stanowił dla nas wyzwanie. Wynika to zarówno z bardzo szerokiego profilu zadań realizowanych przez spółkę (prace projektowe, produkcyjne, konstrukcyjne, programistyczne oraz specjalistyczne usługi), kształtu organizacji (zamiejscowe oddziały i grupy serwisowe), jak i zakładanych celów. Po roku pracy w systemie widzimy już, że udało nam się sprostać temu wyzwaniu, a nastawienie i wsparcie naszych pracowników okazało się tu kluczowym czynnikiem. Dostrzegamy również kolejne możliwości, w których system IFS Applications 9 będzie pomocny w nadchodzących zadaniach.