IFS Applications wspiera cyfrową transformację UTC CES Manufacturing Polska

Spółka UTC CCS Manufacturing Polska należy do amerykańskiego koncernu United Technologies Corporation i jest częścią działu UTC Climate, Controls & Security — światowego eksperta w zakresie ochrony i zabezpieczeń przeciwpożarowych. Przedsiębiorstwo rozpoczęło działalność w 2006 roku pod nazwą Kidde Polska, a w roku 2012 — po reorganizacji segmentu Fire & Security — zmieniło nazwę na UTC CCS Manufacturing Polska sp. z o.o. Zakład produkcyjny UTC CCS Manufacturing Polska sp. z o.o. jest położony na obrzeżach miasta Ropczyce, na terenie Ropczyckiej Podstrefy należącej do Specjalnej Strefy Ekonomicznej Euro-Park Mielec.

SKUTECZNA STRATEGIA ROZWOJU

Sztandarowym wyrobem fabryki UTC CCS Manufacturing Polska w Rop-czycach są gaśnice przenośne. Znajdują one zastosowanie w obszarze ochrony przestrzeni publicznej, zabezpieczania specjalistycznych procesów produkcyjnych, a także w gospodarstwach domowych. W roku 2013 działalność firmy została poszerzona o produkcję wyrobów elektronicznych — detektorów i centralek przeciwpożarowych.

Obecnie w firmie pracuje blisko 500 osób, a zatrudnienie ciągle wzrasta. Pracownicy to ludzie młodzi, otwarci i dynamicznie rozwijający się, tworzący miłą atmosferę pracy. Średnia wieku zespołu nie przekracza 35 lat. Firma aktywnie wspiera swoich pracowników poprzez kursy podnoszące kwalifikacje zawodowe, szkolenia z obszaru kompetencji miękkich, a także poprzez współfinansowanie studiów wyższych w ramach programu Employee Scholar Program, od wielu lat realizowanego przez koncern UTC na całym świecie.

UTC CCS Manufacturing Polska konsekwentnie realizuje swoją strategię w zakresie społecznej odpowiedzial-ności biznesu, wspierając działalność ochotniczej straży pożarnej, lokalnych jednostek kulturalnych, oświatowych oraz urzędów. Każdego roku przedsię-biorstwo uczestniczy w akcjach społecz-nościowych, w tym charytatywnych, wspomagając je materialnie i finansowo.

PRODUCENT NUMER 1 W EUROPIE

W zakładzie produkcyjnym w Ropczy-cach wytwarzane są gaśnice proszkowe, pianowe i śniegowe o pojemności od 1 do 12 kg/l. Wyroby te znajdują zastosowanie w przemyśle, handlu, motoryzacji, gastronomii oraz gospodarstwach domowych. W fabryce o powierzchni 13,5 tys. m kw. produkuje się powyżej 2,5 mln przenośnych gaśnic rocznie, co daje firmie pozycję czołowego producenta tego sprzętu w Europie.

Drugi pion produkcyjny odpowiada za wytwarzanie elektronicznych centralek przeciwpożarowych. Urządzenia te pozwalają na identyfikację miejsca po-wstania pożaru z dokładnością do pojedynczej czujki, a ponadto umożliwiają sterowanie i kontrolę zewnętrznych urządzeń zabezpieczających, takich jak bramy pożarowe, klapy oddymiające itp.

Za pośrednictwem elektronicznej centralki informacja o pożarze jest przekazywana do stacji monitoringu. Po otrzymaniu sygnału alarmu, zgod-nie z zaprogramowanym wariantem alarmowania, centralka uruchamia m.in. sygnalizatory i przekaźniki wyjściowe wewnątrz centrali oraz na liniach dozorowych.

BIZNES WSPIERANY PRZEZ IT

Szybki rozwój działalności spółki UTC CCS Manufacturing Polska nie byłby możliwy bez wsparcia ze strony narzędzi informatycznych. Od roku 2006 zarządzanie przedsiębiorstwem wspierał system IFS Applications, który został wdrożony na zasadzie transferu rozwiązania z niemieckiej spółki-siostry. Wraz z rozwojem firmy i rosnącymi wymaganiami w zakresie obsługi procesów biznesowych pojawiła się potrzeba aktualizacji systemu ERP.

Przygotowania rozpoczęły się w roku 2015. Zarząd spółki rozważał zarówno opcję wdrożenia systemu od innego dostawcy, jak i aktualizację dotychczas używanego rozwiązania. Głównym celem inwestycji w nowy system ERP było poprawienie efektywności przedsiębiorstwa.

Jednym z celów aktualizacji było maksymalne wykorzystanie standardowych funkcji nowego systemu. Przyjęliśmy założenie, że potencjalne zmiany funkcjonalne w systemie zostaną ograniczone do minimum, nie chcieliśmy otwierać drogi do kastomizacji — informuje Stanisław Medygrał, IT Manager, UTC CCS Manufacturing Polska sp. z o.o.

Poszukiwania dostawcy nowego sy-stemu ERP rozpoczęły się w roku 2015. Od początku brano pod uwagę oferty trzech najbardziej liczących się na rynku dostawców tych rozwiązań. Po wstępnej selekcji ofert oraz przeprowadzeniu analizy funkcjonalnej oferowanych systemów i proponowanych metodyk wdrożenia zarząd spółki podjął decyzję o wdrożeniu najnowszej wersji systemu IFS Applications.

Na decyzję wpłynęło wiele czynników, takich jak elastyczność rozwiązania, krótki czas wdrożenia oraz fakt, że rozwiązanie dobrze wpisywało się w nasze potrzeby. Nie bez znaczenia był także fakt, że wcześniej używaliśmy systemu IFS Applications, wobec czego taki wybór dawał przesłanki do tego, że wdrożenie odbędzie się sprawnie i bezproblemowo, a ryzyko niepowodzenia projektu będzie zredukowane — informuje Stanisław Medygrał.

AKTUALIZACJA DO WERSJI IFS APPLICATONS 9

Umowę dotyczącą zakupu i wdrożenia systemu IFS Applications 9 podpisano w czerwcu 2016 roku, a prace nad przygotowaniem projektu rozpoczęły się praktycznie zaraz po jej podpisaniu. Obydwa zespoły wdrożeniowe — zespół UTC CSS Manufacturing Polska, składający się z 20 osób, oraz zespół konsultantów IFS — wspólnie opracowały plan wdrożenia oraz ustaliły, w jakim zakresie podstawowa działalność firmy będzie obsługiwana w systemie.

 

We wstępnej fazie projektu odbyły się szkolenia z podstawowych funkcjonalności systemu oraz pierwsze konsultacje z użytkownikami końcowymi. Pracownicy działu informatyki UTC CSS Manufacturing Polska uczestniczyli w serii szkoleń, które dotyczyły m.in. obsługi aplikacji nowego systemu, tworzenia raportów oraz migracji da-nych.

Bardzo użyteczne okazały się dla nas szkolenia dotyczące sposobów tworzenia obiektów własnych, gdyż dzięki temu, w późniejszym etapie, mogliśmy samodzielnie wykonywać wiele czynności, bez potrzeby angażowania konsultantów IFS. Obecnie we własnym zakresie możemy przeprowadzać takie zmiany w aplikacji, jak modyfikacja wyglądu dokumentów (np. faktur) czy dodawanie pól na formatkach — komentuje Stanisław Medygrał.

Podczas wdrożenia główny nacisk położono na wykorzystanie standar-dowych procesów w IFS Applications, wychodząc z założenia, że lepiej będzie zmodyfikować organizację wewnętrznych procesów biznesowych tak, by były one dostosowane do standardowych funkcjonalności systemu. Jedyna istotna modyfikacja, z którą zespoły wdrożeniowe musiały się zmierzyć, dotyczyła zintegrowania wdrażanego systemu z zewnętrznym systemem operatora logistycznego przy użyciu komunikacji EDI.

Wdrożenie trwało dziesięć miesięcy. Start systemu poprzedzony był przygotowanym wspólnie z konsultantami IFS planem rozruchu oraz migracją danych ze starego systemu.

Uruchomienie systemu odbyło się sprawnie i nie nastręczyło nam żadnych problemów, a wszystkie procesy biznesowe objęte systemem wystartowały już pierwszego dnia. Współpraca z konsultantami IFS przebiegała sprawnie, zawsze mogliśmy liczyć na ich profesjonalne podejście i, co ważne, na duże zrozumienie potrzeb naszego biznesu" — zaznacza Stanisław Medygrał.

ZMIANY W ORGANIZACJI PROCESÓW

W ramach wdrożenia IFS Applications 9 uruchomiono moduły do obsługi finansów, dystrybucji i produkcji oraz moduł wspierający zarządzanie projektami. Wdrożono również rozwiązanie do zarządzania dokumentacją i jakością oraz funkcjonalność analityki biznesowej. Wprowadzono też mobilną obsługę magazynu. Jak podkreśla Stanisław Medygrał, dużym uznaniem użytkowników pracujących w systemie cieszy się interfejs IFS Lobby udostępniający konfigurowalne, oparte na rolach, kokpity zarządcze. Z systemu IFS Applications korzysta w firmie 180 osób.

 

Wdrożenie nowej wersji systemu IFS Applications przede wszystkim pozwoliło ustandaryzować i dokładnie opisać procesy biznesowe. Wiele z nich udało się przenieść bezpośrednio do systemu. Ponadto można było wyeliminować te elementy procesów, które wymagały pracy w innych programach, np. w MS Excel.

W magazynach wprowadziliśmy bezprzewodowe urządzenia skanujące, dzięki czemu wszystkie operacje magazynowe mają obecnie odzwierciedlenie w systemie ERP w czasie rzeczywistym. Z kolei zarządzanie przepływem materiału w halach produkcyjnych jest teraz oparte na zadaniach transportowych, czyli funkcjonalności systemu, pozwalającej na zlecanie zadań bez użycia wydruków i zleceń papierowych. Dzięki temu całkowicie wyeliminowaliśmy w tym obszarze dokumentację papierową — wyjaśnia Stanisław Medygrał.

Funkcja traceability w zakresie pro-dukcji pozwala w prosty sposób śledzić w systemie pochodzenie surowców i materiałów użytych do wytworzenia danego produktu końcowego. Wprowadzenie funkcji workflow, umożliwiającej akceptację faktur za-kupowych w systemie, całkowicie wyeliminowało fizyczny obieg faktur w firmie. Istotną wartością dodaną wdrożenia jest funkcjonalność rozli-czania podatku VAT, która pozwala na automatyczne generowanie rozliczeń w systemie IFS Applications.

KORZYŚCI Z WDROŻENIA

Główną korzyścią z wdrożenia nowoczesnego, zintegrowanego systemu do zarządzania przedsiębiorstwem jest poprawa efektywności pracy, i to udało nam się osiągnąć. Usprawniliśmy przepływ informacji w firmie, ujednoliciliśmy i ustandaryzowaliśmy procesy biznesowe, zautomatyzowaliśmy wpro-wadzanie danych — podkreśla Stanisław Medygrał.

I dodaje:

Zwiększyła się efektywność zarządzania zamówieniami i planowaniem produkcji. Zoptymalizowaliśmy procesy zarządzania majątkiem przedsiębiorstwa, mamy zapewnioną szczegółową kontrolę kosztów. Dzięki IFS Applications możemy kontrolować zakupy materiałów, nadzorować stany magazynowe i monitorować zapasy. Skorzystaliśmy z wbudowanej w system IFS Applications funkcjonalności, pole-gającej na kontroli „segregation of du-ties", czyli na wykrywaniu przez system konfliktów uprawnień. Gwarantuje ona spójność z politykami SOX, co dla nas, jako firmy korporacyjnej, ma kluczowe znaczenie.

IFS APPLICATIONS BAZĄ DO CYFROWEJ TRANSFORMACJI

Nowoczesny system ERP jest bardzo ważnym elementem transformacji cyfrowej naszego przedsiębiorstwa, która jest niezbędna do dalszego rozwoju działalności. Wdrożenie systemu IFS Applications 9 wymusiło przegląd i analizę procesów oraz uporządkowanie danych, ale dało nam również nowe spojrzenie na to, co do tej pory wydawało nam się niezmienialne. Jesteśmy dopiero na początku serii zmian, a system ERP jest dla nas bazą do dalszej optymalizacji zasobów informatycznych przedsiębiorstwa i w efekcie zwiększania potencjału do dalszego rozwoju biznesu— podsumowuje Stanisław Medygrał.

Źródło: www.ifsworld.com