Kowalski na trzech etatach. Jak automatyzacja może zaspokoić rosnące potrzeby pracowników zdalnych.

 

W rezultacie, Polacy każdego dnia łączą wiele różnych funkcji – pracownika biurowego, niani, nauczyciela czy administratora IT - powodując coraz większe przeciążenie obowiązkami i obniżenie efektywności w pracy. Kluczem do poradzenia sobie w trudnej sytuacji jest automatyzacja powtarzalnych czynności.

Jak wskazuje przygotowany przez firmy Grafton Recruitment, Gi Group i CBRE raport „Rok z koronawirusem”, po 12 miesiącach od pierwszego lockdownu prawie 32 proc. ankietowych wciąż pracuje tylko z domu, 14 proc. w systemie hybrydowym, a do biur „na stałe" wróciło ok. 29 proc. pracowników. Niepokojące są jednak opinie na temat pracy zdalnej. Polacy wykonujący swoje obowiązki z domów narzekają na złe warunki i zbyt duże przeciążenie obowiązkami zawodowymi. Wydłużył się nasz czas pracy i ilość godzin spędzanych przed komputerem. Z badania wykonanego na zlecenie firmy Fellowes w styczniu 2021 r. wynika, że aż u 53 proc. Polaków warunki pracy w domu znacznie odbiegają od komfortu biurowego. W wielu przypadkach zwiększył się również zakres naszych obowiązków, wynikający z braku bezpośredniego kontaktu np. z księgowością lub działem IT.

Pracownik biurowy, niania i… administrator IT

Praca zdalna i brak szybkich spotkań w przestrzeni biurowej skutkuje tym, że wiele niecierpiących zwłoki czynności musimy wykonywać samodzielnie. Przykładem może być firmowy dział IT. W dużych organizacjach liczba punktów końcowych, takich jak komputery stacjonarne, laptopy, drukarki, tablety czy smartfony może być liczona w tysiącach. Sytuację jednak pogarsza praca zdalna – pracownicy logują się do firmowych systemów ze swoich prywatnych urządzeń, łączą się z siecią za pomocą domowego wifi i pobierają nieautoryzowane aplikacje, by ułatwić sobie pracę. Te z pozoru niewinne działania mogą być bardzo szkodliwe dla organizacji. Nie tylko dlatego, że otwierają kolejne furtki cyberprzestępcom i tworzą tak zwany Shadow IT, na który składają się potencjalnie niebezpieczne urządzenia i aplikacje firmowe. Drugą przyczyną jest gwałtowne zwiększanie infrastruktury informatycznej organizacji, która zarządzana jest zazwyczaj przez jedną osobę. W rezultacie przeciążeni pracą informatycy nadają pracownikom większe uprawnienia, aby sami mogli, np. aktualizować system czy pobierać pożądane aplikacje.

Z problemem utrzymania kontroli nad uprawnieniami użytkowników zmagała się firma Hafner Haus – przedsiębiorstwo budowlane z wieloletnim doświadczeniem, które zajmuje się nie tylko klasyczną działalnością budowlaną i konstrukcyjną, ale także realizacją projektów „pod klucz” w zakresie nowego budownictwa, przebudowy i modernizacji. Firma korzysta z różnego rodzaju sprzętów – od potężnych procesorów przeznaczonych do projektowania złożonych konstrukcji, poprzez komputery z okularami VR używane podczas spotkań z klientami do prezentacji projektów, aż po urządzenia biurowe wykorzystywane do prowadzenia księgowości i laptopy kierowników projektów. Niektórzy pracownicy Hafner Haus musieli mieć utworzone konto administratora np. w celu instalacji aktualizacji.



Na ratunek – automatyzacja

W sytuacji zwiększającego się zakresu obowiązków pracowników trzeba szukać rozwiązań, które szybko przyniosą rezultaty. Jedynym z nich jest automatyzacja prostych zadań. Według amerykańskiej firmy analitycznej Gartner, w 2021 roku biznes zainwestuje w oprogramowanie do automatyzacji blisko 2 mld dolarów. Firmy będą cyfryzować procesy kadrowe, finansowe, administracyjne, sprzedażowe czy logistyczne. Trend ten widoczny jest już dzisiaj. Według najnowszego badania Instytutu Humanites, obszarami działalności firm, które w największym stopniu polegają na technologii są księgowość, HR, IT i logistyka.

W firmie Haufner Haus świetnie sprawdziło się rozwiązania do ujednoliconego zarządzania punktami końcowymi (Unified Endpoint Management – UEM) – baramundi Management Suite. Dzięki temu narzędziu, administratorzy IT mogą bezpośrednio instalować i aktualizować oprogramowanie w sposób zdalny i całkowicie automatyczny oraz nie muszą nadawać użytkownikom szerszych uprawnień. Ponadto narzędzie pozwoliło firmie mieć pełną przejrzystość infrastruktury informatycznej, co znacząco podniosło poziom bezpieczeństwa całego systemu informatycznego.