Firma Drumet powstała w 1895 roku pod nazwą - Fabryka Wyrobów Drucianych C.Klauke. Na początku lat 90’ minionego wieku zakład skutecznie przeszedł kolejny proces transformacji. W 1994 r. Drumet stał się spółką akcyjną specjalizującą się w produkcji drutu i lin stalowych. W 2004 roku przedsiębiorstwo wprowadziło i utrzymuje system zarządzania jakością spełniający wymagania norm ISO 9001:2000. Z roku na rok dynamicznie zwiększa swoją produkcję i eksport.

- Aktualnie nasza firma jest największym polskim producentem drutu i lin stalowych i plasuje się w gronie trzech największych europejskich przedsiębiorstw tego typu, prowadząc sprzedaż na wszystkich kontynentach. Aby sprostać nowym wyzwaniom zdecydowaliśmy się się na reorganizację dotychczasowego procesu magazynowania produktów gotowych. W tym celu konieczna była zmiana systemu do zarządzania nowym magazynem - mówi Józef Czernecki, prezes zarządu spółki.

Nowy Magazyn na nowe czasy

Drumet jest użytkownikiem aplikacji firmy QAD od 10-ciu lat. W spółce funkcjonuje wersja MFG/PRO 9.0, która obejmuje obszar dystrybucji, zamówień i finansów. Konsekwentna informatyzacja zakładu zaowocowała kolejnym wdrożeniem w obszarze zarządzania Magazynem Wysokiego Składowania (QAD Warehouse), który został oddany do eksploatacji w połowie sierpnia b.r. Liczba użytkowników systemu QAD można aktualnie oszacować na około 50 stanowisk.

- Wprowadzenie systemu QAD Warehouse/AIM był konsekwencją dynamicznego rozwoju spółki, wzrostu zamówień, a tym samym podniesienia wolumenu produkcji – mówi Tomasz Zapalski Senior Consultant z QAD. - Drumet podjął decyzję o wybudowaniu nowoczesnego magazynu do przechowywania wyrobów gotowych, co determinowało wprowadzenie systemu informatycznego, który będzie w stanie dać sobie radę z wielką różnorodnością jednostek logistycznych – kontynuuje Zapalski.

Człowiek kontra maszyna

Drumet opiera swoją produkcję na zasadzie realizowania zlecenia pod konkretne zamówienie klienta (produkcja zleceniowa). Firma nie posiadała odpowiedniego magazynu, ani systemu do jego zarządzania i znakowania towaru. Prowadziło to do sytuacji, w której nie było wiadomo gdzie jaki towar jest składowany i na jakim etapie procesu logistycznego się znajduje.

- Wszystkie informacje były w głowach magazynierów, a reguły kompletowania towaru były mniej lub bardziej nieformalne – mówi Tomasz Zapalski.

W miarę rozwoju firmy i wzrostu zamówień magazynierzy nie byli w stanie zapanować nad złożonością działań organizacyjnych. Aktualne możliwości magazynowe okazały się nie wystarczające, a firma z każdym dniem traciła czas i pieniądze, ponieważ nie było możliwości składowania i wydawania większych ilości towaru. Kolejnym problemem był brak informacji na temat bieżących stanów magazynowych. Drumet nie wiedział, ile towaru zalega w magazynach, a co za tym idzie nie był go w stanie wykorzystać do zaspokojenia rosnących zapotrzebowań rynku.

Aby firma mogła dalej się rozwijać zdecydowano o wybudowaniu nowego magazynu, obsługiwanego przez nowoczesny system zarządzania towarem. Zdecydowano się na AIM QAD Warehouse/AIM firmy QAD.

System spełniający oczekiwania

Wprowadzenie systemu QAD Warehouse/AIM pozwoliło firmie Drumet na uzyskanie bardziej szczegółowych i kompletnych informacji dotyczących procesu logistycznego i przepływu towarów, m.in.: historii wysyłek, stanów magazynowych, miejsca przeznaczenia i odbiorcy.

- Nastąpiło wyraźne uszczegółowienie danych. Mamy możliwość weryfikacji, kto pobrał towar, kiedy nastąpiło jego przesunięcie i gdzie się on znajduje. Co istotne, nastąpiła wyraźna poprawa w zakresie przyjęć i wydań, co jest dokonywane z pomocą terminali radiowych. Wydawanie towaru jest realizowane błyskawiczne w oparciu o system kodów kreskowych – mówi Cezary Niemczyk IT manager z Drumet.

System jest w stanie precyzyjnie śledzić stany magazynowe z dokładnością do jednej referencji, czyli szpuli zawierającej określoną ilość liny lub drutu. Dzięki wykorzystaniu systemu kodów kreskowych Drumet może skutecznie zarządzać podstawowymi procesami magazynowymi. Partia towaru jest wskazywana przez proste skanowanie kodu zapewniając dokładną informację, co zostało wysłane.

System QAD Warehouse/AIM doprowadził również do redukcji problemów związanych z realizowaniem i utrzymaniem jakości procesu reklamacji. Obecne standardy umożliwiają znakowanie towaru z dokładnością do jednej szpuli (referencji), określając ilość liny lub drutu zgromadzonej na szpuli oraz dokładne miejsce ich składowania. Ewidencja towarów oparta jest na systemie kodów kreskowych, na których zapisywane są informacje. Aplikacja pozwoliła również na pełne dostosowanie do specyficznych wymagań innych rynków geograficznych. Przykładowo w Stanach Zjednoczonych jest tak, że limity ładowności ciężarówki są określone przez każdy stan osobno. Przesyłka musi być zatem tak zdefiniowana żeby nie przekroczyć limitów, co wiąże się ze znajomością wagi towaru w wartościach netto i brutto.

- System AIM wpisuje się w większość oczekiwań zgłaszanych przez nas na początku wdrożenia – twierdzi Cezary Niemczyk, Kierownik Zespołu Magazynów w Drumet S.A. – System wymusił potrzebę reorganizacji magazynu. Zapewnia identyfikację wyrobów oraz podział na strefy zgodnie z wytycznymi zakładu.

Czas i precyzja

Dzięki wprowadzeniu oprogramowania QAD Warehouse/AIM i zaangażowaniu pracowników firmy Drumet udało się zwiększyć ilość dziennych wysyłek o ponad 30%. System wpłynął również na uporządkowanie stanów magazynowych, a co za tym idzie ułatwił osiąganie informacji o każdym bębnie, szpuli i palecie z poziomu terminala radiowego. Dzięki zastosowaniu kodów kreskowych i wykorzystaniu terminali radiowych łatwo i szybko można tworzyć bardzo szczegółowe dokumenty wysyłkowe (Firma Drumet dziennie wykonuje ponad 9 tysięcy skanów co rocznie daje astronomiczną sumę ponad 3 milionów). Dzięki temu pracownicy firmy mają 100% pewność, że odpowiednia ilość danego towaru, trafi do konkretnego klienta.

Sukces nie był możliwy bez trwającego 7 miesięcy wdrożenia, które przygotowało pracowników do bezproblemowego obsługiwania nowego systemu. Najdłuższym etapem były testy, które trwały 3 miesiące. To od nich zależało powodzenie całego projektu. Dzięki lepszemu zarządzaniu towarami zmniejszyły się stany magazynowe, co wpłynęło na większą dokładność i przejrzystość ewidencji. Niższe koszty składowania przyczyniły się do lepszego zarządzania zapasami i efektywniejszego wykorzystania dostępnej powierzchni. System QAD Warehouse/AIM doprowadził również do znaczącego spadku błędów popełnianych przy wysyłaniu towarów, co pozwoliło zaoszczędzić czas i pieniądze oraz wpłynęło na poprawę zadowolenia klientów. Nowoczesna technologia (terminale radiowe, kody kreskowe) wpłynęła na automatyzację pracy i lepsze zarządzanie personelem.

Kolejne wdrożenie, to wynik 10-cio letniej współpracy pomiędzy firmą Dramat, a QAD. Znajomość środowiska informatycznego oraz specyfiki firmy jak i branży w której Drumet funkcjonuje pozwoliło konsultantom QAD szybciej sprecyzować rzeczywiste potrzeby klienta i wdrożyć optymalne rozwiązanie.

Proste jak drut – czyli jak to działa

Proces rozpoczyna się od utworzenia etykiety na produkcji. Znając numer zlecenia sprzedaży operator generuje etykiety logistyczne w odpowiedniej ilości. Na etykiecie zawarta jest informacja o numerze zlecenia sprzedaży, kontrahencie oraz opis i kod samego towaru wraz z wagą netto i brutto. Etykieta jest naklejana na każdej referencji. W ten sposób oznakowany towar jest gotowy do przyjęcia na magazyn wyrobów gotowych,. Przyjęcie towaru odbywa się z użyciem terminali radiowych, które mają możliwość skanowania informacji z etykiety zapisanej w postaci kodów kreskowych. System informuje operatora, gdzie należy złożyć towar z dokładnością do półki lub miejsca składowania w specjalnych „boksach”. System generuje również zadania dla operatorów wózków widłowych na przewiezienie każdej referencji pod wskazany „adres”. Następnym etap stanowi przygotowanie wysyłki, tj. pobranie na Zlecenie Sprzedaży. O uruchomieniu wysyłki decydują handlowcy, którzy zbierają zamówienia od klientów i wprowadzają je do systemu. W momencie, gdy zlecenie jest gotowe do realizacji, system tworzy listę pobrań wg żądanych reguł, co powoduje wydruk dokumentu w magazynie oraz utworzenie zadań dla operatorów wózków widłowych. Następuje pobranie referencji z miejsca składowania i przewiezienie jej do strefy wysyłek. Każde zadanie przewiezienia referencji z jednej lokalizacji do drugiej jest potwierdzane przez skanowanie numeru referencji oraz numeru lokalizacji źródłowej i docelowej, które wydrukowane są na etykietach w kodach kreskowych.. Ostatni etap to fizyczna wysyłka. Ponownie wykorzystywane są terminale radiowe, które skanują to co zostało przywiezione. W ten sposób towar fizycznie opuszcza magazyn. - Po roku korzystania z aplikacji system w pełni spełnia nasze oczekiwania i na razie nie widzimy potrzeby jego modernizacji. Planujemy ewentualnie niewielkie zmiany kosmetyczne w obrębie dotychczasowego systemu w celu maksymalizacji jego efektywności. – mówi Cezary Niemczyk.

Fakty:

Firma: Drumet.
Przemysł: Metalowy
Aplikacja QAD: MFG/PRO wersja 9.0
Siedziba: Włocławek
Liczba użytkowników: 50 stanowisk
Baza danych: PROGRESS
Okres wdrożenia: 7 miesięcy – luty – wrzesień 2006
Platforma sprzętowa: Linux

Rezultaty wdrożenia:

• Zwiększenie ilości dziennych wysyłek o ponad 30%
• Większa dokładność i przejrzystość ewidencji
• Niższe koszty składowania towaru
• Automatyzacja pracy
• Lepsze zarządzanie personelem
• Spadek ilości błędów popełnianych przy wysyłaniu towarów