63 proc. firm decydujących się na skorzystanie z systemów ERP jest zadowolonych z wybranych rozwiązań, jednak proces wdrożenia wiązał się z licznymi trudnościami organizacyjnymi – tak wynika z najnowszych międzynarodowych badań Panorama Consulting Solutions. Z kolei mniej niż połowa badanych (45%) wskazała na problemy związane z kwestiami technicznymi. Firmy korzystające z oprogramowania ERP podkreślają, że pozwala ono zwiększać efektywność działania organizacji, a także umożliwia dokonywanie analiz i informacji dotyczących biznesu. Implementacja musi odbywać się jednak w sposób przemyślany, a wybrane rozwiązanie powinno być dostosowane do konkretnej organizacji.

 

Systemy klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning, Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa) mają za zadanie integrowanie wszystkich tradycyjnych obszarów operacyjnych firmy, m.in. finansów i księgowości, zarządzania kadrami i płacami, operacji logistycznych, zakupów i sprzedaży czy zarządzania jakością. Umożliwiają analizowanie i interpretowanie danych w firmach w sposób znacznie szybszy i bardziej efektywny, niż przy wykorzystaniu starszego oprogramowania.

Systemy ERP usprawniają procesy zarządzania w niemal wszystkich obszarach funkcjonowania przedsiębiorstw zarówno z sektora usług, jak i przemysłu oraz organizacji niebiznesowych – mówi Dariusz Mazurek, Dyrektor ds. rozwoju biznesu, Capgemini Polska. -Tego typu rozwiązania standaryzują i upraszczają procesy biznesowe firmy, pomagają w dokonywaniu analizy danych i śledzenia przypływu informacji, zwiększają efektywność operacyjną organizacji, a przede wszystkim pomagają w optymalizacji kosztów. Korzystając z systemów ERP, firmy mogą osiągnąć oszczędności nawet do kilkudziesięciu procent. Co ważne, pierwsze efekty można zyskać w ciągu pierwszych kilku miesięcy od uruchomienia systemu – dodaje Dariusz Mazurek.

Dla dużych i dla mniejszych

Według najnowszego badania Panorama Consulting, ponad 63 proc. badanych organizacji uznało, że są bardzo zadowolone z systemów ERP, które wdrożyły. Co więcej, zmniejszają się średnie koszty wprowadzenia oprogramowania – w porównaniu do 2012 r., w ub.r. było to o 5,5 proc. mniej.

Pozytywne doświadczenia firm, korzystających z ERP oraz rosnąca skala korzystania z tego typu systemów pozwala sądzić, że w niedługim czasie systemy zarządzania i planowania zasobów przedsiębiorstwa staną się standardem. Sprawdzają się one w każdej firmie, jednak najbardziej przydają się w organizacjach o rozproszonej strukturze lub też wykorzystujących model pracy zdalnej - mówi Wojciech Mach, Dyrektor Zarządzający Luxoft Poland.

Badania pokazują także, że na rozwiązania tego typu decydują się zarówno duże międzynarodowe struktury, jak i mniejsze podmioty. Planowanie zasobów przedsiębiorstwa przy wykorzystaniu oprogramowania modułowego jest również popularne pośród międzynarodowych i wielooddziałowych firm. Systemy ERP są chętnie wdrażane w każdym rodzaju firm – nieważne, czy są one duże, czy małe, międzynarodowe, czy lokalne, z dużym, czy małym budżetem. Według Panorama Consulting, 56 proc. podmiotów wdrażających ERP działa na rynku międzynarodowym, a 77 proc. – w kilku lokalizacjach. Jednocześnie, ponad połowa rozwiązań jest zakupywanych do wykorzystania przez mniej niż 100 pracowników.

Bardzo ważną kwestią, o którą przedsiębiorcy często pytają i która jest dla nich istotna przy wyborze odpowiedniego modelu ERP jest również jego dostosowanie do międzynarodowego charakteru działalności biznesowej organizacji. System musi bowiem umożliwiać zarządzanie, m.in. różnymi walutami oraz być uniwersalny pod względem dopasowania do wielu typów regulacji prawnych czy operacyjnych – mówi Dariusz Mazurek.

Wyzwania i rozwiązania

Nie wszyscy przedsiębiorcy zainteresowani wdrożeniem systemów ERP posiadają jednak odpowiednią wiedzę na temat tego, jak przebiega sam proces wdrożenia, oprócz tego, że jest on kilkuetapowy. Pierwszym i najbardziej szczegółowym krokiem podczas wprowadzania oprogramowania jest staranny wywiad dostawcy z przedsiębiorcą. Dotyczy on nie tylko wymagań czy oczekiwań wobec systemu, ale również potrzeb i charakterystyki samej firmy.

Najważniejsza dla powodzenia projektu jest analiza procesów biznesowych danego przedsiębiorstwa, by dopasowany system ERP najlepiej spełniał swoje funkcje. Jak wykazuje bowiem Panorama Consulting, już mniej niż połowa z firm korzystających z tych systemów (45 proc.) wskazuje na komplikacje techniczne przy wdrożeniu, za to więcej niż sześć na dziesięć (63 proc.) przyznaje się do dużych trudności przy organizacji pracy przy użyciu nowego narzędzia. Kolejnym etapem implementacji oprogramowania jest wprowadzenie jego wersji testowej i przeszkolenie pracowników w celu wprowadzenia odpowiednich poprawek. Później następuje uruchomienie ostatecznej wersji, która wieńczy ponad kilkunastomiesięczny proces wdrażania systemu ERP do danego przedsiębiorstwa.

Aby proces wdrożenia nowych systemów przebiegł sprawnie, kierownictwo musi zaangażować w niego wszystkie grupy odbiorców, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne. Konieczne jest więc porozumienie między zarządem a pracownikami zespołu. Zmiana dokona się w pełni tylko wtedy, gdy pracownicy otrzymają niezbędne szkolenie i wsparcie – tłumaczy Katarzyna Stromecka, Dynamics AX Practice Leader w Sii, Członek ABSL.

W wielu wypadkach firmy mogą wybierać także wśród bardziej wyspecjalizowanych rozwiązań, służących do zarządzania operacjami firmy, o rozbudowanych funkcjonalnościach dedykowanych dla konkretnego profilu użytkowników. Na przykład, firmy z branży sprzedażowej na Zachodzie coraz częściej sięgają po systemy ICM/SPM. Służą one m.in. do precyzyjnego, szybkiego wyliczania wynagrodzeń pracowników, przez co znacznie poprawiają wyniki całego zespołu. Trzy czwarte przedsiębiorstw, które zdecydowały się na tego typu rozwiązania stwierdza, że technologia pozytywnie wpłynęła na ich zdolność do efektywnego zarządzania kadrami, w sposób zwiększający przychody firmy. Podobnie stwierdza tylko 28% podmiotów, które wykorzystują arkusze kalkulacyjne.

Z mojego doświadczenia wynika, że wykorzystanie systemu ICM/SPM w firmie stanowi kluczowy czynnik jej rozwoju, a elastyczność i precyzja tych rozwiązań pozwala odpowiadać na różnorodne wyzwania, stające przed siłami sprzedaży. Na przykład, projekt dla dużej firmy telekomunikacyjnej z Bliskiego Wschodu, w którym brałem udział, miał na celu wymianę poprzedniego systemu, stworzonego samodzielnie przez zleceniodawcę. Mimo początkowego oporu pracowników, przyzwyczajonych do starych metod, dziś ICM/SPM obsługuje tam 20 tys. sprzedawców. Dzięki powiązaniu w automatyczny spośób reguł prowizyjnych i wyników sprzedaży, firma wypracowała najefektywniejszy plan prowizyjny, w znaczący sposób podnosząc sprzedaż. Nie bez znaczenia było także wdrożenie reguł wyłapujących nadużycia prowizyjne - mówi Bartosz Strożek, Szef Działu ICM/SPM w Luxoft Poland, specjalista z kilkunastoletnim doświadczeniem we wdrażaniu zaawansowanych rozwiązań sprzedażowych.

Przyszłość dla ERP

Do licznych korzyści i profitów wypływających z wprowadzenia systemu ERP należą m.in. poprawa dostępności informacji, jej rzetelność i wysoka jakość, wzrost produktywności, jak i również większa interakcja wewnątrz firmy. Pomimo relatywnie dużych kosztów przedsięwzięcia, zwrotu inwestycji można spodziewać się za niewiele ponad dwa lata od momentu jej wprowadzenia.

Rozwój systemów ERP oznacza także miejsca pracy dla wykwalifikowanych informatyków. Na rynku pojawiają się technologie i aplikacje, które są wykorzystywane w celach służbowych np. do automatycznego ładowania plików na serwer, pracowania na dokumentach i dzielenia się nimi w chmurze, czy też zdalnego wykorzystania sprzętów biurowych. Wiąże się to z koniecznością zatrudnienia specjalistów odpowiadających za integrację tych technologii z systemami ERP.

Można zaobserwować trend przechodzenia od rozbudowanych aplikacji do tych prostych, dedykowanych bardzo konkretnym rozwiązaniom. Rozwiązania technologiczne, nie wymagające instalacji dodatkowych programów, będą coraz częściej wykorzystywane w biznesie, a co za tym idzie – zlecane rosnącej liczbie programistów. Zadaniem tych specjalistów będzie nie tylko doskonalenie proponowanych rozwiązań, ale również ich integracja z systemami CRM czy ERP – uważa Bartłomiej Dębski, Prezes Zarządu Cartrack Polska.

Według prognoz, kolejnych latach rynek IT będzie rosnąć, a razem z nim potencjał usług ERP. Firmy korzystające z oprogramowania ERP podkreślają, że pozwala ono zwiększać efektywność działania organizacji, a także umożliwia dokonywanie analiz i informacji dotyczących biznesu. Implementacja musi odbywać się jednak w sposób przemyślany, a wybrane rozwiązanie powinno być dostosowane do konkretnej organizacji.

Autor: Przemysław Kuć