Cargoforte jest firmą logistyczną zajmującą się spedycją i transportem ładunków w kooperacji z firmami przewozowymi. Firma odpowiada za organizację procesu logistycznego i terminowe dostarczenie towaru.
 REKLAMA 
 ERP-VIEW.PL- STREAMSOFT 

Cargoforte powstała w 1994 roku i od 12 lat rozwija się prężnie posiadając obecnie 8 oddziałów na terenie Polski. W 2004 roku firma zajęła 2 miejsce w rankingu firm TSL (Transport, Spedycja, Logistyka) dziennika Rzeczpospolita wg deklarowanego zakresu działania (uniwersalność), a w 2005 roku zajęła 2 miejsce w rankingu „Lokomotywy Polskiej Gospodarki” w podrankingu branżowym - transport lądowy. Cargoforte, dysponując 15 tys. metrów kwadratowych powierzchni magazynowych w całej Polsce, zapewnia także usługi związane z magazynowaniem przewożonego towaru. Towar jest składowany i dostarczany na wskazane przez klienta miejsce w różnych punktach kraju.

Droga do sukcesu
O sukcesie w branży spedycyjnej decyduje wiedza o wymaganiach klientów i znajomość zasad organizacji międzynarodowego transportu – jego aspektów logistycznych i prawnych. Wymagania stawiane firmom spedycyjnym są obecnie bardzo wysokie: towar przewożony jest z kontynentu na kontynent różnymi środkami transportu od statków poprzez kolej i samochody, a skończywszy na samolotach, w określonym przez klienta czasie i przy zachowaniu reżimu ostrożności.

- Wiedza dotycząca organizacji skomplikowanych przedsięwzięć logistycznych, a także przygotowania dokumentacji okazywanej na granicy, w portach i na lotniskach jest jednym z elementów stanowiących o wartości firmy spedycyjnej i jej pozycji na rynku – mówi Krzysztof Lewicki, IT Manager i Pełnomocnik ds. Jakości w Cargoforte

W 2002 roku firma Cargoforte zdecydowała się na wdrożenie systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie dokumentami. Celem wdrożenia było w pierwszym etapie stworzenie elektronicznego repozytorium służącego do archiwizacji i składowania w bazach danych dokumentów wymienianych między firmą Cargoforte i jej klientami. System miał także za zadanie realizowanie funkcji operacyjnych, wspierających pracę spedytorów. Wybór padł na oprogramowanie mis-Partner21 firmy MIS S.A., narzędzie do tworzenia systemów obiegu dokumentów dla firm i urzędów, bazujące na technologii IBM Lotus Notes/Domino.

„Zastosowanie mis-Partner21 umożliwiło nam szybkie tworzenie nowych rozwiązań, a także ich dostosowywanie do zmieniających się wymagań. To było szczególnie ważne zwłaszcza w pierwszej fazie wdrożenia, kiedy nasze oczekiwania były doprecyzowywane.” – ocenia K. Lewicki – „Wykorzystanie mis-Partner21 pozwoliło nam na skoncentrowaniu się przede wszystkim na dostarczaniu wartości biznesowej.”

Przebieg wdrożenia
Aplikacja oparta na mis-Partner21 została uruchomiona w marcu 2003 roku z podstawową funkcjonalnością – korespondencja, dokumenty wewnętrzne, baza kontrahentów. Następnie kody źródłowe zostały przekazane do Cargoforte, która już od ponad 2,5 roku samodzielnie rozwija oprogramowanie. W następnej kolejności uruchomiony został moduł spedycyjny, który ze względu na rosnące wymagania klientów i rynku jest rozwijany do dzisiaj. W lutym 2004, czyli tuż przed pierwszym audytem ISO, wdrożona została pierwsza wersja modułu Zarządzania Jakością. Przechodząc pomyślnie audyt, Cargoforte uzyskała Certyfikat Systemu Jakości spełniając tym samym wymagania normy PN-EN ISO 9001:2001 z zachowaniem kryteriów Wewnętrznego Systemu Kontroli.


Implementacja modułu Zarządzania Jakością była bardzo ważnym etapem wdrożenia. Pierwszym i najprostszym jego zadaniem było przechowywanie i precyzyjna dystrybucja dokumentacji definiującej System Zarządzania Jakością (opisy procesów, procedur oraz instrukcji). W swojej zaawansowanej funkcjonalności system gromadzi wszelkie dokumenty i zapisy wynikające z przyjętych w systemie Zarządzania Jakością reguł – to pozwala uniknąć produkowania ogromnych ilości dokumentów papierowych świadczących o prawidłowo działającym Systemie Jakości.

Ale w branży spedycyjnej standardem weryfikacji najwyższej jakości świadczonych usług jest Wewnętrzny System Kontroli, który ma za zadanie kontrolę kontrahentów firmy spedycyjnej i ustalenie czy nie są to firmy wykluczone z obiegu gospodarczego, np. powiązane z grupami przestępczymi lub terrorystycznymi parającymi się transportem groźnych towarów – broni, materiałów wybuchowych, towarów o podwójnym zastosowaniu. System kontroluje pełen obieg dokumentów związanych z realizacją dostawy, dystrybuowanych do wszystkich podmiotów zaangażowanych w transport towaru, niejako w locie dokonując wszelkich niezbędnych sprawdzeń i weryfikacji (zarówno tych dotyczących poszczególnych stron transakcji, jak i związanych z uwarunkowaniami geopolitycznymi, np. kraje objęte światową kontrolą w obszarze wymiany towarowej). Dodatkowo dokumenty operacyjne, odpowiednio ułożone, samodzielnie tworzą wszelkie wymagane prawem rejestry. System pozwala także na generowanie statystyk dotyczących zarówno poszczególnych obszarów geograficznych, jak i transportowanego asortymentu. Baza kontrahentów jest na bieżąco aktualizowana z uwzględnieniem historii współpracy oraz danych księgowych (m.in. informacje o zaległych płatnościach), pozwalając na łatwe zidentyfikowanie podmiotów, które nie powinny być obsługiwane przez spedytorów.


Nagroda za innowacyjność
Zorganizowanie systemu zarządzania jakością w Cargoforte było w Polsce rozwiązaniem innowacyjnym. Wywiązanie się z roli pioniera w branży łączyło się z koniecznością przekonania firmy audytorskiej do zalet zastosowanego elektronicznego obiegu dokumentów i przerzucenia nań ciężaru udowodnienia poprawności działania Systemu Zarządzania Jakością. Po okresie początkowej nieufności audytorów do wykorzystanych rozwiązań informatycznych okazało się, że system nie tylko spełnia najwyższe wymagania, ale stanowi zdaniem firmy audytorskiej wzór do naśladowania dla innych przedsiębiorstw spedycyjnych.

W maju 2004 został oddany do użytku moduł fakturowania. System pozwala na wystawianie faktur sprzedażowych z zachowaniem wszelkich opisanych powyżej restrykcji oraz rejestruje wszystkie trafiające do Cargoforte faktury zakupowe wraz z ich elektronicznym, zeskanowanym obrazem. W 2005 roku przygotowany i wdrożony został moduł ofertowania służący do budowania ofert – drobnicowych i lotniczych. Cargoforte korzysta obecnie z samolotów około 50 linii lotniczych. System pozwala usystematyzować wszystkie informacje o cenach połączeń na danej linii i wybrać dla klienta najkorzystniejszą ofertę.

Korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów
System składa się z następujących elementów:
- Bank informacji o kontrahentach
- Moduł korespondencji i dokumentów wewnętrznych
- Moduł spedycyjny
- Moduł fakturowania
- Moduł ofertowania
- Moduł zarządzania jakością

Wykorzystywany w Cargoforte system mis-Partner21 firmy jest cały czas rozwijany i aktualizowany zgodnie ze zmieniającym się prawem i otoczeniem biznesowym. Modyfikacje systemu uwzględniają coraz doskonalsze mechanizmy kontroli transportu i coraz obszerniejszą automatyzację pracy spedytora.

- Dzięki zastosowaniu systemu zarządzania obiegiem dokumentów Cargoforte uzyskała realną przewagę konkurencyjną i może skuteczniej walczyć o swoją pozycję na rynku – mówi Krzysztof Lewicki.

Do najważniejszych korzyści wynikających z zastosowania systemu w Cargoforte należy zaliczyć:
- Możliwość szybkiego sięgnięcia do dokumentacji transportowej np. przy rozpatrywaniu reklamacji klienta.
- Odciążenie spedytorów od najbardziej żmudnej pracy i obowiązków związanych z porządkowaniem dokumentacji.
- Zwiększenie wydajności pracy spedytorów – w tym samym czasie obsługiwana jest większa liczba spraw.
- Skrócenie czasu przygotowania nowego spedytora do wykonywania obowiązków pracowniczych.
- Zminimalizowanie szkody po odejściu pracownika z firmy.

Technologia
Aplikacje oparte na mis-Partner21 pracują w środowisku IBM Lotus Notes/Domino, w Cargoforte - na systemie operacyjnym Linux. W każdym z ośmiu oddziałów firmy znajduje się serwer Lotus Domino. Obecnie w Cargoforte pracuje ponad 200 osób, z czego z systemu korzysta około 3/4 pracowników. Oznacza to, że praktycznie każdy pracownik, który bierze jakikolwiek udział w procesie obiegu informacji, tak wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy, ma dostęp do mis-Partner21. O intensywności wykorzystania oprogramowania świadczy liczba tworzonych i składowanych w systemie dokumentów, która wynosi od 1 do 1,5 tysiąca dziennie.

Źródło: MIS

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top