Newsletter

loading...
Banner IFS 160x200 2017

PKN Orlen SA  Jeden z największych upgradów SAP  w Polsce

Zmiana wersji systemu SAP, zwłaszcza w firmie o złożonej infrastrukturze IT, jest dużym wyzwaniem. Jak sprawnie i bez zakłóceń w działaniu systemu rozpocząć pracę z nową wersją SAP? Warto poznać doświadczenia PKN Orlen, posiadającego jedną z największych instalacji SAP w naszej części Europy.
 
 
  REKLAMA  
  IFS Banner 290x250 2015  
 
Przedsiębiorstwa decydują się na upgrade SAP w celu zapewnienia ciągłości wsparcia producenta dla używanego oprogramowania oraz aby skorzystać z funkcji udostępnianych w nowych wyższych wersjach systemu.
 
Upgrade - niebanalne przedsięwzięcie
 
Aktualizację wersji systemu można w dużym uproszczeniu zdefiniować jako zmianę kodu obsługującego procesy gospodarcze oraz powiązane z nią zmiany struktur przechowujących dane. Celem zmian kodu i struktur danych jest masowe wprowadzenie ulepszeń oraz dostarczenie szeregu nowych funkcji.
 
Warto przy tym pamiętać, że:
 
  • aktualizowany podczas upgrade kod oraz definicje struktur danych mogły zostać zmodyfikowane ze względu na specyficzne potrzeby przedsiębiorstwa – konieczne staje się dostosowanie wspomnianych modyfikacji do działania w nowej wersji systemu oraz potwierdzenie poprawnego ich funkcjonowania poprzez testy

  • zdarzają się sytuacje, w których określone funkcje są zastępowane przez inne – w takich przypadkach konieczne jest sparametryzowanie nowych funkcji, ich przetestowanie, opracowanie dokumentacji użytkowników w zakresie nowych funkcji szkolenia uzupełniające dla użytkowników oraz czasami konwersja danych

  • system ERP jest z reguły najważniejszym, ale nie jedynym elementem infrastruktury informatycznej przedsiębiorstwa – przy zmianie wersji systemu ERP konieczne jest przetestowanie połączeń (interfejsów) z systemami zewnętrznymi pozostającymi w dotychczasowych wersjach

  • system ERP jest wykorzystywany przez setki użytkowników (np. w przypadku PKN Orlen około 1300), którzy przyzwyczaili się, że system działa stabilnie i którzy oczekują tego samego od nowej jego wersji – projekt upgrade powinien zapewnić łagodne przejście do wykorzystania systemu z większymi możliwościami dawanymi przez nową wersję przy zachowaniu wysokiego poziomu stabilności i pewności działania dostępnego już w wersji początkowej
  • zmiana wersji systemu ERP może również pociągać za sobą aktualizację systemu operacyjnego czy bazy danych, zgodnie z wymaganiami nowej wersji systemu SAP.
  • Niewłaściwe przygotowanie upgradu, niepowodzenie projektu – grożą dłuższą niedostępnością krytycznego dla życia firmy systemu, bądź ważnych jego funkcji.
  • W skrajnie niekorzystnym przypadku skutkiem błędnie wykonanego upgrade może być nawet utrata danych. Ponadto, zła organizacja przedsięwzięcia upgrade może zwiększyć koszty koniecznej przecież aktualizacji systemu.
Niewłaściwe przygotowanie upgradu, niepowodzenie projektu – grożą dłuższą niedostępnością krytycznego dla życia firmy systemu, bądź ważnych jego funkcji.

W skrajnie niekorzystnym przypadku skutkiem błędnie wykonanego upgrade może być nawet utrata danych. Ponadto, zła organizacja przedsięwzięcia upgrade może zwiększyć koszty koniecznej przecież aktualizacji systemu.

Jeden z największych upgradów w Polsce

Instalacja SAP w PKN Orlen jest jedną z największych w Europie Środkowo-Wschodniej. Z SAP korzysta 1300 użytkowników, a wielkość bazy danych to prawie 2 TB.

PKN Orlen wykorzystuje następujące komponenty SAP R/3: Rachunkowość finansowa (FI), Księgowość majątku trwałego (FI-AA), Kontroling (CO) i System projektowy (PS), Gospodarka materiałowa (MM), Gospodarka remontowa (PM), Sprzedaż i dystrybucja (SD).

System SAP R/3 jest połączony interfejsami z kilkunastoma systemami informatycznymi. Wśród nich są zarówno aplikacje SAP: system kadrowo-płacowy SAP, hurtownia danych SAP czy wspierający zaopatrzenie komponent SAP Enterprise Business Procurement jak i aplikacje innych producentów z systemem obsługującym stacje paliw włącznie.

Platforma sprzętowo-programowa wykorzystywana przez system produkcyjny SAP Orlenu opiera się na 7 serwerach HP, moc obliczeniową systemu produkcyjnego stanowi 46 procesorów i ponad 110 GB pamięci RAM. System jest skonfigurowany w architekturze wysokiej dostępności, pracuje na systemie operacyjnym HP-UX oraz bazie danych Oracle. Powyższa architektura gwarantuje bezpieczeństwo, wysoką wydajność oraz odpowiednie rozłożenie obciążenia systemu SAP. Baza danych jest składowana na wysoko wydajnych macierzach XP1024. Wszystko to oznacza, że w przypadku Orlenu mieliśmy do czynienia z przedsięwzięciem wyjątkowym – jednym z największych i najbardziej złożonych projektów upgrade od początku obecności rozwiązań SAP w Polsce.

Wspólny projekt PKN Orlen i BCC

Z początkiem roku 2005 PKN Orlen zdecydował o podniesieniu wersji systemu SAP R/3 z wykorzystywanego wówczas poziomu 4.6B do poziomu docelowego Enterprise 4.72.

Zmiana wersji systemu SAP R/3 była od początku zaplanowana jako wspólne przedsięwzięcie zespołu pracowników PKN Orlen utrzymujących i rozwijających system SAP R/3 oraz partnera-doradcy w zakresie rozwiązań SAP. PKN Orlen wybrał BCC do współpracy przy podniesieniu wersji systemu SAP R/3.

Prace nad przygotowaniem projektu upgrade rozpoczęły się w końcu kwietnia 2005 roku. Została wtedy doprecyzowana definicja przedsięwzięcia, zorganizowano i powołano zespół projektowy, opracowano harmonogram projektu, przyjęto scenariusz upgradów poszczególnych systemów SAP R/3 (m.in. testowo-rozwojowego i produkcyjnego) oraz ustalono zasady współpracy przy realizacji przedsięwzięcia.

Bardzo istotnym uwarunkowaniem upgrade w PKN Orlen była konieczność przeprowadzenia projektu upgrade równolegle z prowadzeniem prac rozwojowych systemu SAP R/3. Prace rozwojowe systemu SAP R/3 wynikały w tym przypadku z potrzeby dostosowania systemu do zmian w organizacji i sposobie działania PKN Orlen.

Transfer wiedzy i opracowanie koncepcji

Po oficjalnej inauguracji projektu w połowie maja 2005 roku konsultanci BCC przeprowadzili tzw. warsztaty delta, których zakresem są różnice pomiędzy wersją początkową a docelową systemu w poszczególnych jego obszarach.

Tematyką warsztatów były następujące rodzaje funkcji systemu SAP R/3: funkcje różniące się znacząco pomiędzy wersjami, funkcje niedostępne w docelowej wersji systemu wraz z funkcjami je zastępującymi oraz funkcje dostępne jedynie w docelowej wersji systemu. Ostatni z wymienionych rodzajów funkcji to potencjalne usprawnienia możliwe do osiągnięcia w nowej wersji systemu.

Opierając się na informacjach zawartych w warsztatach oraz na znajomości systemu SAP R/3 PKN Orlen i jego dokumentacji, Zespoły Robocze składające się z pracowników PKN Orlen i konsultantów BCC opracowały koncepcje upgrade systemu w poszczególnych jego obszarach. Koncepcje miały formę dokumentów zawierających wykazy struktur organizacyjnych, danych podstawowych i procesów obsługiwanych przez system, a także rozszerzeń systemu ze wskazaniem, które z nich będą wymagały dostosowań w trakcie zmiany wersji systemu.

Przy opracowaniu koncepcji szczególną wagę przykładano do modyfikacji standardu specyficznych dla systemu PKN Orlen. Równolegle z opracowaniem koncepcji zostały przygotowane wykazy procesów do przetestowania w nowej wersji systemu.

Pierwszy upgrade

Pierwszy upgrade systemów SAP R/3 Orlenu w ramach projektu podniesienia wersji z poziomu 4.6B do 4.72 został wykonany na początku czerwca 2005. Był to upgrade kopii systemu testowo-rozwojowego wykonanej na potrzeby projektu.

Skopiowanie systemu testowo-rozwojowego, a następnie wykonanie upgradu na jego kopii umożliwiło kontynuację prac rozwojowych systemu w trakcie projektu upgrade. W czasie projektu (przez okres ok. 3,5 miesiąca) równolegle funkcjonowały: system testowo-rozwojowy w wersji sprzed upgrade (w nim prowadzono projekty rozwojowe) oraz system testowo-rozwojowy w wersji docelowej (w nim prowadzono dostosowania oraz testy w ramach projektu upgrade).

Po upgrade kopii systemu testowo-rozwojowego członkowie Zespołu ABAP ze strony PKN Orlen wspierani przez konsultantów BCC dostosowali modyfikacje struktur danych oraz kodów źródłowych programów do działania w nowej wersji systemu.

Kolejnym bardzo ważnym działaniem było wykonanie testów w ramach poszczególnych modułów systemu oraz testów interfejsów z systemami zewnętrznymi w tym z systemami obsługującymi stacje paliw.

Cenne wnioski z upgradu QAS

Po zakończeniu testów w kopii systemu testowo-rozwojowego w docelowej wersji 4.72 przeprowadzono ostateczną weryfikację procedury podniesienia wersji oraz działania systemu w nowej wersji. W tym celu posłużono się dodatkowym systemem SAP – tzw. systemem zapewnienia jakości (QAS - Quality Assurance System) – utworzonym jako pełna kopia systemu produkcyjnego (z bazą danych o wielkości zbliżonej do 2 TB).

QAS pozwolił wiernie zasymulować warunki upgrade systemu produkcyjnego i przez to wykryć problemy, których należało się spodziewać przy upgrade systemu produkcyjnego oraz zweryfikować planowany czas wykonania upgrade tego systemu. System QAS stanowił także środowisko testów akceptacyjnych, które potwierdziły poprawność działania systemu po aktualizacji wersji oraz wykonaniu niezbędnych dostosowań.

QAS wykorzystano ponadto przy szkoleniach uzupełniających użytkowników końcowych w zakresie wprowadzania faktur dostawców (przy zmianie wersji systemu SAP R/3 konieczne było zastąpienie dotychczas wykorzystywanych funkcji tzw. konwencjonalnej weryfikacji faktur przez funkcje tzw. logistycznej weryfikacji faktur) .

System QAS upgradowano dwukrotnie w trakcie projektu podniesienia wersji systemu SAP R/3 PKN Orlen. Drugi upgrade QAS potwierdził możliwość wykonania upgrade systemu produkcyjnego w czasie dopuszczalnej niedostępności systemu dla użytkowników (niecałe dwie doby).

Harmonogram z dokładnością do 10 minut

W ramach przygotowań do upgrade systemu produkcyjnego został opracowany szczegółowy harmonogram tego działania z dokładnością do dziesiątek minut.

Harmonogram uwzględniał: procedurę weryfikacji spójności danych systemu będącą podstawą do decyzji o przekazaniu systemu w nowej wersji użytkownikom, testy końcowe, zawieszenie i uzupełnienie wymiany danych z systemami zewnętrznymi oraz dwustopniowy plan awaryjny doprowadzający do przekazania użytkownikom systemu w wersji sprzed upgrade.

Decyzja o upgrade systemu produkcyjnego w planowanym od początku projektu terminie 16-18.09.2005 została podjęta na podstawie oceny statusu działań
projektowych oraz dodatkowo potwierdzona wynikami audytu projektu przeprowadzonego przez niezależną trzecią stronę.

Bezpośrednio po decyzji o upgrade systemu produkcyjnego wykonano upgrade systemu testowo-rozwojowego, aby od początku działania systemu w nowej wersji dostępne było środowisko rozwojowe.

Kluczowe godziny projektu

Upgrade systemu produkcyjnego (w części wykluczającej wykorzystanie systemu przez użytkowników) rozpoczął się w piątek 16.09.2005 wieczorem, a zakończył przekazaniem systemu w nowej wersji użytkownikom w niedzielę 18.09.2005 wieczorem.

Jedynym z pierwszych działań systemu w nowej wersji było uruchomienie przetwarzania danych ze stacji paliw (uzupełniające za okres niedostępności systemu oraz bieżące).

Upgrade i co dalej

Większość użytkowników rozpoczęła pracę z nową wersją systemu od poniedziałku 19.09.2005, a ostatecznym potwierdzeniem poprawności działania systemu było zamknięcie okresu obrachunkowego wykonane w pierwszej połowie października 2005.

Obecna wersja systemu SAP R/3 - 4.72 Enterprise umożliwia PKN Orlen wdrażanie kolejnych usprawnień funkcjonalnych systemu.

Upgrade - o czym szczególnie warto pamiętać

Przed przystąpieniem do upgradu należy przeanalizować całe środowisko IT, w którym system SAP pracuje (system operacyjny, baza danych, interfejsy do innych systemów) i zidentyfikować potrzeby aktualizacji tychże elementów. Warto tutaj również pamiętać o samej platformie sprzętowej i mocy obliczeniowej, której zapotrzebowanie zwiększa się wraz z nowymi wersjami systemów SAP.

Takie kroki zostały poczynione wcześniej w Orlenie, platforma sprzętowa została rozbudowana. Systemy SAP pracowały z bazą danych Oracle w wersji 8.1.7.4., więc przed przystąpieniem do właściwego upgradu SAP konsultanci BCC wykonali upgrade bazy Oracle do wersji 9.2.0.6.

Ważnym czynnikiem podczas dużych upgradów SAP o dużej skali jest wysoko wydajna infrastruktura do wykonywania kopii zapasowych, wykorzystująca mechanizm Business Copy, oraz przetestowana procedura wykonania kopii systemu i jego ewentualnego
odtworzenia. Wielkość systemu powoduje, że mimo wydajnych urządzeń do wykonywania kopii zapasowych (biblioteka z kilkoma napędami oraz kilkudziesięcioma slotami na taśmy) backup trwa kilka godzin, co trzeba uwzględnić w czasie upgrade systemu SAP i przewidzieć w scenariuszach awaryjnych. Czasy te mogą mieć bardzo duży wpływ na planowaną niedostępność systemu, a w przypadku instalacji tej skali nie można sobie pozwolić nawet na kilkugodzinne opóźnienia.

Dobrą praktyką jest przygotowanie podręcznika upgrade, aktualizowanego na podstawie wniosków z kolejnych upgradów. W Orlenie testowy upgrade na kopii systemu produkcyjnego pozwolił przygotować podręcznik upgrade w sposób bardzo precyzyjny, wraz z dokładnym opisem czynności do wykonania w trakcie rzeczywistego upgrade systemu produkcyjnego. Dzięki temu upgrade systemu produkcyjnego przebiegał bez problemów. Cały proces upgradu technicznego trwał niecałe 20 godzin, a samo wykonywanie procesu R3up tylko nieco ponad 14 godzin.

Potwierdza to ogólnodostępne dane firmy SAP, że sama wielkość bazy danych nie ma wpływu na czas wykonania upgrade technicznego, oczywiście przy dobrze dobranej platformie sprzętowej. W PKN Orlen, cały proces (włączając wykonanie backupów, testów modułowych przed i po upgrade, weryfikację klastra) trwał raptem dwie doby - od piątku wieczora do niedzieli wieczora.

Warto też uwzględnić w projekcie upgrade wykonanie audytu upgrade (najlepiej po testowym upgrade na kopii systemu produkcyjnego) przez inną firmę, która może zweryfikować i potwierdzić poprawność przygotowanej procedury oraz wnieść dodatkowe uwagi.

Grażyna Kowalczyk, Kierownik Projektu Upgrade ze strony PKN Orlen:

Aktualizowaliśmy wersję kluczowego systemu informatycznego. Jego znaczenie dla poprawnego funkcjonowania wielu obszarów biznesu wyznaczyło priorytety i ograniczenia realizacji. Wśród najważniejszych zadań świadczących o skali tego przedsięwzięcia warto wymienić: koordynację prac 9 zespołów projektowych, komunikację wewnątrz projektu (50 osób) i z wszystkimi interesariuszami rozwiązania (17 jednostek gospodarczych), a także organizację szkoleń użytkowników końcowych. Wszystko to sprawiło, że projekt był dużym wyzwaniem organizacyjnym.

Wśród dużych zadań projektowych, wymagających uporządkowanych działań, można wymienić: utrzymanie spójności systemów w czasie równoczesnych prac rozwojowych i modyfikacji wynikających z aktualizacji wersji, ‘minutowy’ plan działań i precyzyjne ustawienie punktów decyzyjnych w czasie upgrade systemu produktywnego, oraz kilkupoziomowe procedury awaryjne. Terminowa i poprawna realizacja projektu była możliwa dzięki metodycznej i efektywnej współpracy całego zespołu.

Warunkiem powodzenia tak dużego przedsięwzięcia jest również dobra współpraca IT i kluczowych użytkowników systemu. Dobre relacje i przychylność biznesu pozwoliły nam wspólnie rozwiązać kilka trudnych sytuacji projektowych.

Piotr Wawak, Przewodniczący Komitetu Sterującego:

Priorytetem przedsięwzięcia było bezpieczeństwo migracji do nowej wersji. Nadrzędność tego celu rozumieliśmy nie tylko poprzez zabezpieczenie dodatkowych kopii systemu oraz przygotowanie procedur awaryjnych i weryfikacji spójności systemu w nowej wersji. W projekcie wykorzystano nowy system testowy, na którym dwukrotnie przeprowadzony został próbny upgrade. Wykonany został również - przez firmę z dużym doświadczeniem w tego typu operacjach - niezależny audyt poprawności procedur i działań procesu upgrade, a na czas realizacji operacji w systemie produktywnym zabezpieczyliśmy wsparcie wyspecjalizowanego międzynarodowego serwisu SAP.

Projekt miał w swych podstawowych założeniach i celach maksymalnie bezpieczne przeniesienie używanej funkcjonalności do nowej wersji oraz nabycie kompetencji przygotowujących zespół informatyków PKN Orlen zarówno do prowadzenia prac rozwojo wych systemu w nowej wersji, jak i do wdrażania nowych funkcji systemowych. Docenić należy zaangażowany udział tego zespołu w projekcie: biorąc na siebie główny ciężar modyfikacji i weryfikacji dotychczasowych zmian systemu, informatycy Orlenu przeanalizowali i dopasowali około 2500 obiektów standardowych oraz kilkaset obiektów własnych. Sprawdzili także wpływ tych modyfikacji na wydajność systemu i jego integralność z innymi systemami Orlenu, w tym wymianę danych ze stacjami paliw, czy wysyłanie zamówień do dostawców. Zagwarantowało to sprawne i pewne wykonanie upgradu oraz zmniejszyło ryzyko błędnego działania systemu w nowej wersji.

Warte podkreślenia jest, że wprowadzenie nowej wersji nie spowodowało żadnych zakłóceń w działaniu systemu, co przy tej skali zmian należy uznać za prawdziwy sukces. Jednym ze źródeł tego sukcesu było profesjonalne wsparcie udzielone przez partnera – BCC. Jest to drugi w ostatnim czasie wspólnie zrealizowany duży projekt, po wdrożeniu mySAP HR.

Mateusz Stefański, Dyrektor Biura Informatyki PKN Orlen:

Planując i prowadząc ten projekt musieliśmy wziąć pod uwagę wiele ograniczeń, z których najistotniejsze to: minimalizacja liczby i czasu wyłączeń systemu i związanych z tym zakłóceń pracy całej firmy, ­ograniczenie niedostępności systemu do maksymalnie dwóch dni weekendowych oraz ­konieczność prowadzenia prac rozwojowych w czasie projektu, w tym implementacja dużych zmian wynikających z restrukturyzacji PKN Orlen.

­Zakładane cele i efekty zostały terminowo zrealizowane. Wykonano wiele zadań programistycznych, testów weryfikujących poprawność nowej wersji oraz przeszkolono 123 osoby w zakresie zmieniającej się funkcjonalności ewidencji i księgowań faktur zakupowych. Sam proces konwersji systemu był sprawdzany dwukrotnie na testowej instancji SAP R/3. Prace wymagające wyłączenia systemu były realizowane w dni wolne od pracy.

Sukces tego projektu przy tak obszernym zakresie (7 modułów, 17 jednostek gospodarczych,  integracja z hurtownią danych i mySAP HR, mnogość interfejsów z systemami satelitarnymi i stacjami paliw, duży dorobek oprogramowania własnego) i krótkim czasie trwania projektu (4 miesiące) był możliwy tylko dzięki metodycznej i efektywnej współpracy całego zespołu.

Źródło: BCC
loading...
loading...
loading...

Controlling w służbie produkcji

Webinar z cyklu "Przemysł 4.0" - Produkcja Made in Poland. Na drodze do Przemysłu 4.0

MES, czy ERP?

Kilka przemyśleń Przemysława Kędzierskiego - Product Ownera obszaru Produkcja firmy BPSC- na temat...

Co czwarta instytucja finansowa w Europie...

Już 1 na 4 instytucje z sektora finansowego odnotowała incydenty naruszenia cyberbezpieczeństwa –...

Bez innowacji firmy nie maja szans na...

Cyfrowa transformacja może przynieść europejskiej gospodarce wzrost PKB o co najmniej 2,1 proc.

20170424 ERP dla produkcji
Show Panel
ENOVA365 KWADRAT
Show Panel
  • eqsystembaner