Tradycja Warszawskich Zakładów Farmaceutycznych Polfa SA sięga 1824 r. Obecnie firma produkuje ponad 180 leków z różnych grup terapeutycznych, od lat jest największym polskim producentem leków iniekcyjnych oraz kropli do oczu i nosa.

W latach 90. w spó łce planowano stworzenie zintegrowanego systemu informatycznego obejmującego wszystkie funkcje, łącznie ze sterowaniem produkcją i automatyzacją procesów. Wykorzystując technikę przetwarzania rozproszonego, wykonano i wdrożono kilka systemów dziedzinowych, ale nie udało się ich zintegrować. Postanowiono więc poszukać gotowego systemu, który zapewniłby dostosowanie produkcji do międzynarodowych norm obowiązujących w branży farmaceutycznej.

Według założeń system klasy MRP/ERP powinien wspomagać zarządzanie, wspierać działalność operacyjną przedsiębiorstwa i śledzić jego sytuację na wielu płaszczyznach: finansowej, kosztowej, zadaniowej itd. 

– Korzyści płynące z wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego są oczywiste – uważa Michał Tomicki, główny informatyk Polfy Warszawa. – Rozwiązanie umożliwia szybkie dotarcie do potrzebnej informacji, jej przechowywanie, przygotowanie raportów i zestawień. Zapewnia automatyzację wielu czynności.

Wybrano system MFG/PRO firmy QAD, ponieważ charakteryzował się zgodnością z przepisami GMP i GAMP (Good Automated Manufacturing Practice), GDP (Good Distribution Practice) oraz zgodnością danych FDA (Food and Drug Administration) i spełniał wymagania norm ISO. GMP w farmacji reguluje prowadzenie procesu walidacji, który ma na celu potwierdzenie i udokumentowanie, że procedury, procesy, urządzenia, czynności i systemy prowadzą do wyników określonych w specyfi kacjach funkcjonalnych, projektowych.

Aplikacja zapewnia spójną i płynną integrację procesu zarządzania dystrybucją, finansami, serwisem i obsługą klientów, co poprawia jakość i szybkość funkcjonowania firmy. Zawiera także wiele modułów funkcjonalnych, które można wdrażać niezależnie. Stworzona w technologii Progress z wykorzystaniem kompleksowej platformy służącej do projektowania, wdrażania i integracji aplikacji biznesowych oraz zarządzania nimi. Takie rozwiązania cechuje najniższy całkowity koszt posiadania (TCO

– Total Cost Ownership), najwyższy zwrot z inwestycji (ROI – Return On Investment), wysoka skalowalność, wydajność oraz łatwość wdrożenia i obsługi.

– MFG/PRO pozwala integrować inne systemy i łączyć zupełnie różne techniki, jak w przypadku Magazynu Wysokiego Składowania – wyjaśnia Katarzyna Masłowska, wiodący specjalista zespołu wdrożeń systemu ERP.

Automatyczny Magazyn Wysokiego Składowania powstał w 2002 r., w celu magazynowania materiałów opakowaniowych, wyjściowych, produktów pośrednich i wyrobów gotowych. Jego pojemność to ok. 7000 gniazd. Wydajność przy pracy na jedną zmianę jest określona jako 500 palet dziennie (200 palet wychodzących, 300 palet wprowadzanych do systemu). Napisanie interfejsu do systemu, który obejmuje przygotowanie przyjęć i wysyłek na podstawie zleceń: zakupu, sprzedaży, produkcyjnych – było poważnym zadaniem informatycznym. Integracja jest realizowana za pomocą komunikatów przesyłanych między systemami z wykorzystaniem najnowszego oprogramowania Sonic firmy Progress Software.

Liczbę użytkowników MFG/PRO szacuje się na 450. Dział Informatyki rozszerzył funkcjonalność systemu, dostosowując go do swoich potrzeb biznesowych. Informatycy, programiści i kluczowi użytkownicy systemu zostali przeszkoleni. Powołano zespoły robocze do wdrożenia poszczególnych modułów. Opracowana została szczegółowa „Instrukcja dla użytkownika” w przypadku każdej wdrażanej funkcji.

Od maja 2004 r. w Polfie Warszawa używana jest wersja 9.0 systemu MFG/PRO. Przygotowania do zmiany wersji trwały pół roku i wymagały wielkiej mobilizacji służb informatycznych. Samo przeniesienie danych do nowo utworzonej bazy wymagało nieprzerwanej 36-godzinnej pracy administratorów.

– Odnieśliśmy sukces dzięki dużemu zaangażowaniu załogi w prace wdrożeniowe – wspomina Michał Tomicki. – Wszystkie wątpliwości były na bieżąco wyjaśniane pomiędzy użytkownikami a zespołem informatyków i konsultantów. Doświadczenia z Polfy Warszawa ułatwiły wdrożenie systemu MFG/PRO w spółce zależnej Sanfarm Nowa Dęba.