Firma FABRITY dokonała analizy skuteczności projektów informatycznych w obszarze wsparcia procesów biznesowych. Wskazuje ona, że o sukcesie wdrożenia systemów Business Process Management nie przesądza jedynie perfekcyjny model procesów, ale także stopień akceptacji przez użytkowników i wysoki poziom ich satysfakcji. Oznacza to konieczność całkowitego przeorientowania metodologii realizacji tego typu projektów, w kierunku poprawy doświadczeń użytkowników. Analiza potwierdza wnioski firmy analitycznej Forrester, która wskazuje koncepcję Design Thinking, jako najskuteczniejszą metodę projektowania rozwiązań usprawniających zarządzanie procesami.

 

Trend 1: Aplikacje konsumenckie wyznaczają perspektywę tworzenia systemów biznesowych

Praktyka wskazuje, że istnieje ogromna luka pomiędzy przyzwyczajeniami użytkowników, wynikającymi z obsługi aplikacji konsumenckich, a rozwiązaniami biznesowymi, które są nieprzyjazne dla użytkownika i trudne w obsłudze. Niezadowolenie z istniejących rozwiązań biznesowych wynika z rosnących oczekiwań, wywołanych przez wygodne w obsłudze i efektywne w wykorzystaniu konsumenckie aplikacje i serwisy internetowe. Co więcej, użytkownicy oczekują przede wszystkim wygody, uwzględniającej kontekst w jakim działa pracownik oraz interakcji prowadzącej do szybkiej realizacji zadań. Otwiera to zupełnie nową perspektywą związaną z koniecznością projektowania UX dla aplikacji biznesowych.

Rewolucja mobilna i trend konsumeryzacji, który coraz silniej dotyka otoczenie biznesowe, stawiają przed projektantami procesowymi zupełnie nowe wyzwania. O sukcesie projektu świadczy poziom dostosowania i użyteczności, a nie wyłącznie niezawodność stworzonego modelu – przekonuje Tomasz Burczyński, prezes zarządu FABRITY. - FABRITY, korzystając z potencjału grupy K2, posiada doświadczenia agencji interaktywnej koncentrującej się m.in. na użyteczności i architekturze informacji serwisów WWW. Od wielu lat rozwijając systemy wspierające zarządzanie procesowe zwracamy uwagę na elementy użyteczności.

Trend 2: Rosnąca rola koncepcji Design Thinking w budowie procesów biznesowych

Firma analityczna Forrester Research wskazuje, że jedynie 10% przedsiębiorstw wprowadzających rozwiązania do zarządzania procesami biznesowymi (BPM) uwzględnia perspektywę klienta i jego faktyczne potrzeby . Analitycy podkreślają konieczność całkowitego przeorientowania metodologii i wykorzystania zasad koncepcji Design Thinking, jako najskuteczniejszej metody projektowania rozwiązań usprawniających zarządzanie procesami. Pod tym pojęciem kryje się zestaw praktyk, które pomagają lepiej identyfikować doświadczenia użytkowników, uwzględniać kontekst w jakim działają, angażować ich do współpracy oraz tworzyć rozwiązania bazujące na kreatywnym eksperymentowaniu.

Zastosowanie praktyk Design Thinking przekłada się przede wszystkim na wyższy poziom akceptacji użytkowników, a w konsekwencji na większą chęć rozwoju rozwiązań w kolejnych obszarach – przekonuje Tomasz Burczyński. - Przedsiębiorstwa coraz częściej oczekują od nas, aby projektowane rozwiązania były nie tylko zaawansowane technologicznie, ale także użyteczne i nowoczesne. Do tego dochodzą elementy projektowania zgodnie z zasadami tzw. „adaptive design”, czyli adaptacji interfejsu użytkownika dla 2 lub 3 rodzajów „ekranów”.

Trend 3: Lepsze doświadczenia, wyższa akceptacja

W podejściu klasycznym do tworzenia rozwiązań BPM, projektanci koncentrują się głównie na części modelowania, a kwestie wizualne stanowią mniej znaczący element całości działań. Praktyka pokazuje, że w przypadku projektów opartych na modelu Design Thinking, modelowanie interfejsu użytkownika i badanie jego ścieżki interakcji z systemem jest równoległym wątkiem projektowania rozwiązań procesowych. Poza naturalnym zaangażowaniem użytkowników zyskujemy pewność, że finalny proces akceptacji rozwiązania będzie już tylko formalnością. Takie kwestie, jak estetyka, wygoda, prostota użytkowania są dostrzegane przez użytkowników natychmiast i przesądzają o ich zaangażowaniu i akceptacji rozwiązania. Wpływają również na szybkość, skuteczność i rzetelność wprowadzanych danych, co w konsekwencji buduje finalną wartość rozwiązania.

W przypadku jednego z realizowanych projektów, klient prowadzi krótkie, ogólne szkolenia z obsługi platformy procesowej tylko dla nowych pracowników – mówi Tomasz Burczyński. – Koncentrują się one na kwestiach związanych z funkcjonowaniem systemu w kontekście biznesowym i nie wiążą się z samą obsługą systemu. W przypadku, gdy pojawia się nowe rozwiązanie nie ma potrzeby prowadzenia dodatkowych szkoleń dla pracowników, ponieważ opiera się ono na tych samych wzorcach projektowania. Użytkownicy intuicyjnie wiedzą jak się nim posługiwać znając wcześniejsze rozwiązania. To siła standaryzacji, intuicyjności i prostoty, do czego użytkownicy są przyzwyczajeni, gdy korzystają z aplikacji konsumenckich np. na urządzeniach mobilnych.

Trend 4: Konieczność stosowania dojrzałych narzędzi – platformy BPMS

Twórcy technologii umożliwiających tworzenie rozwiązań BPMS koncentrują się obecnie na rozwoju funkcjonalności łączących najwyższy poziom doświadczeń ze sprawnym modelowaniem systemów. W przypadku technologii K2 SourceCode w ramach jednego pakietu oferowane są narzędzia do projektowania wizualizacji, tworzenia interfejsów, zarządzania treścią, integracji, raportowania oraz administrowania.

Rozwiązania wspierające zarządzanie procesami powinny być wdrażane w oparciu o dojrzałe narzędzia - platformy BPMS, dzięki czemu firma zyskuje dostęp do zaawansowanych funkcji wspierających cykl życia procesowego oraz zapewniających niższe koszty opracowania samych rozwiązań – podkreśla Tomasz Burczyński. - Z drugiej strony chodzi o to, aby rozwiązania cechowały się elastycznością tj. żeby narzędzia umożliwiały nowoczesne projektowanie interfejsu oraz nie były automatyczne i zamknięte.

Źródło: FABRITY