Zalegające faktury lub wnioski czekające na podpis osoby decyzyjnej często są powodem wstrzymania kluczowych procesów, a nawet płatności. Czasami potrzebna jest zgoda kilku pracowników, nieraz tylko prezesa, który w wielu sytuacjach staje się wąskim gardłem ograniczającym dane działania. Wobec tego, czy skrócenie drogi, jaką przebywają dokumenty w danej firmie jest możliwe? Jak szukać optymalizacji? Podpowiadamy w jaki sposób zwiększyć efektywność przepływu danych, wykorzystując system workflow i przy jego użyciu konfigurując w odpowiedni sposób ścieżki obiegu i akceptacji dokumentów.


 REKLAMA 
 ERP-VIEW.PL- STREAMSOFT 

Od czego zacząć? Kluczem jest zapewnienie wszystkim pracownikom firmy łatwiejszego dostępu do informacji biznesowych. Przede wszystkim zaleca się wyposażyć osoby decyzyjne w kompleksowe informacje zawierające wytyczne na temat zatwierdzenia konkretnych dokumentów. Warto pamiętać, że powinny być one niezwykle czytelne, a informacje w nich zawarte – przedstawione w przystępny dla pracownika sposób. Im więcej szczebli akceptacji, tym proces obiegu dokumentów bardziej się wydłuża. Dlatego tak ważne są przejrzyste reguły, które pozwolą wyłapać błędy w podejmowaniu decyzji, mogące mieć negatywny wpływ na funkcjonowanie całej spółki.

W jaki sposób można zapewnić personelowi łatwy dostęp do służbowych dokumentów? Do tego celu służą aplikacje mobilne. Coraz więcej firm oferujących system elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia też swoim klientom mobilne rozwiązania. Zapytaliśmy przedstawiciela poznańskiej firmy Primesoft Polska o zalety tego typu aplikacji.
Największą zaletą mobilnej platformy V-Desk jest bezpieczny dostęp do dokumentów służbowych z dowolnego miejsca. Z opinii naszych klientów wynika, że rozwiązanie to znacznie ułatwia prowadzenie biznesu. Menadżerowie w szybki i prosty sposób mają dostęp do dokumentów, które w każdej chwili mogą zatwierdzać, co przekłada się na znaczne usprawnienie funkcjonujących w firmie procesów biznesowych – wyjaśnia Dorota Szajek z Primesoft Polska.
Szybsza akceptacja dokumentów jest możliwa. Wystarczy tylko zweryfikować, na którym etapie najdłużej przetwarzane są dane dokumenty, czyli które miejsca są potencjalną barierą – wąskim gardłem i wyeliminować ten problem. Kolejny krok to zapewnienie pracownikom firmy dostępu do potrzebnych informacji oraz aplikacji mobilnej.

Źródło: Primesoft

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top