Instytut Adama Mickiewicza, narodowa instytucja kultury powołana do promocji polskiej kultury na świecie, wdrożył rozwiązania z rodziny Xpertis w zakresie zarządzania projektami, obiegu informacji oraz raportowania finansowego i merytorycznego.

Decyzja o wyborze Macrologic na dostawcę potrzebnych narzędzi informatycznych wynikała z faktu, iż Macrologic miał już doświadczenie we współpracy z dużymi jednostkami kultury, a te wystawiły firmie bardzo dobre referencje — argumentuje Dariusz Sobkowicz, z-ca dyrektora IAM.

Macrologic w pełni dostosował swoje rozwiązania do potrzeb informacyjnych oraz struktury organizacyjnej Instytutu. W pierwszym etapie zaimplementowane zostały narzędzia wspierające w obrocie pocztą oraz w zarządzaniu kalendarzami i podstawowymi bazami informacyjnymi. Po okresie wstępnym Zarząd Instytutu podjął decyzję o rozwoju wykorzystywanych rozwiązań.

W tym czasie Instytut przygotowywał się do oprawy kulturowej prezydencji Polski w UE, podczas której miał w 100 dni zrealizować 400 projektów w 10 strefach czasowych. To wymagało zupełnie nowego podejścia i było najlepszym sprawdzianem dla wdrażanego rozwiązania wspierającego zarządzanie projektami, które następnie rozbudowano o funkcjonalności związane z obiegiem informacji, organizacją zamówień publicznych, delegacjami pracowniczymi i organizacją magazynów materiałów promocyjnych.

Xpertis przyczynił się do usprawnienia obsługi realizowanych przez Instytut projektów i stanowi narzędzie wspierające zarządzanie całą instytucją. Wdrożenie systemu okazało się kluczowe dla powodzenia tak ogromnego przedsięwzięcia, jakim była realizacja Zagranicznego Programu Kulturalnego Polskiej Prezydencji.

Z naszego punktu widzenia zarządzanie projektami to tak naprawdę zarządzanie decyzjami. Prowadzimy projekty w ogromnym rozproszeniu terytorialnym, a Xpertis pomaga nam zdalnie, ale też świadomie, zarządzać organizacją. Dzięki temu — bez względu na to, gdzie się znajdujemy — możemy, jako Zarząd, podejmować decyzje dotyczące projektów w sposób racjonalny, z pełną wiedzą na temat danego projektu — mówi Dariusz Sobkowicz.

System umożliwia pełen nadzór nad projektem, od pomysłu po ewaluację. Wspiera pracę zespołów wielozadaniowych poprzez tworzenie harmonogramów i delegowanie zadań. Xpertis wspomaga także w obsłudze procesów zamówień publicznych. Generuje automatyczne raporty informujące o przekroczeniach poszczególnych progów kwotowych, np. na zakup wydawnictw. Stanowi także wsparcie w przygotowywaniu finansowych i merytorycznych raportów do Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

Źródło: www.macrologic.pl