Optymalizacja zarządzania zasobami i procesami firmy to podstawa podnoszenia ratingu konkurencyjności przedsiębiorstwa i jakości oferowanych przez niego usług. To zadanie szczególnie istotne z punktu widzenia MSP. Jak firmy z tego sektora mogą optymalizować procesy, aby koncentrować swoje zasoby na rozwoju? Coraz bardziej nieodzowne w tym procesie jest korzystanie z rozwiązań technologicznych. Bez nich trudno będzie firmom dotrzymać kroku konkurencji i umacniać swoją pozycję na rynku. Kluczem więc wydaje się połączenie optymalizacji biznesu z innowacyjnością technologiczną, która zapewni firmom oszczędność na poziomie czasu i kosztów.

Wpływ sytuacji rynkowej na zachowania się małych firm

Ostatnie lata były trudnym okresem w gospodarce, trwający od kilku lat kryzys najbardziej był jednak odczuwalny w ubiegłym roku. Wiele małych podmiotów w wyniku napotkanych trudności w utrzymaniu się na rynku, zakończyło swoją działalność. Te natomiast, które zdołały się obronić, straciły istotnie na rentowności, będąc zmuszone do zastosowania strategii przetrwania - obniżenia ceny produktów i usług. Wzrost kosztów prowadzenia ich działalności skutkował pogorszeniem sytuacji finansowej i spadkiem zatrudnienia. Trudna sytuacja przeważającej części małych firm doprowadziła do wzrostu natężenia konkurencyjności, jak wynika z raportu Nastroje gospodarcze wśród MSP 2013 - 2014.

Coraz istotniej na zmiany w biznesie wpływa rozwój i upowszechnianie się nowych technologii, w tym informacyjno – komunikacyjnych. Dzięki nim na znaczeniu zyskują nowe umiejętności, o których wcześniej nikt by nawet nie pomyślał. Łatwiejszy staje się przepływ informacji, powstają nowe modele biznesowe, a w wyniku tego potencjału, firmy stają się bardziej konkurencyjne.

Szybsza, tańsza komunikacja – nowe możliwości dla produkcji i sprzedaży

Jak komentuje Mateusz Skonieczny, CFO do wynajęcia, ekspert w dziedzinie controllingu strategicznego, planowania finansowego i business intelligence:

Technologie ICT zmieniły sposób komunikowania się. Informacja przy ich użyciu może być rozpowszechniana bez udziału tradycyjnych mediów, co oznacza szybszy i operacyjnie tańszy jej obieg. Dokonujące się zmiany stawiają firmy przed koniecznością wypracowywania wysokich zdolności do adaptacji. Aby tak się stało, niezbędne jest zrozumienie znaczenia zachodzących procesów. Postępujące zmiany związane są z jednej strony z rozwojem infrastruktury, z drugiej zaś samych technologii oraz ich dostępności – przykładem są tu modele oparte na rozwiązaniach w chmurze. Ważne jest także uświadomienie sobie, w jaki sposób nowe narzędzia przyczyniają się do zmiany strategicznych procesów wewnętrznych i zewnętrznych przedsiębiorstwa, takich jak produkcja czy sprzedaż. W rezultacie tych technologicznych transformacji pojawiają się nowe modele organizacyjne, które stwarzają szansę rozwoju również małym firmom. Dzięki wykorzystaniu narzędzi ICT, MSP może skutecznie konkurować na rynku.

Inwestycja w technologie - otwartość i bariery MSP

Firmy mimo swojego konserwatywnego nastawienia i wciąż jeszcze ostrożnego podejścia do wykorzystywania innowacyjnych rozwiązań, dostrzegają ich potencjał. Obiecujące są w tym zakresie statystyki wynikające z raportu TNS Global przygotowanego dla HP - Małe. Średnie. Innowacyjne (2014 r.).

Jak wskazuje badanie, 65% małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce deklaruje, że technologia wspomaga ich innowacyjność. 57% menedżerów ocenia swoje firmy jako innowacyjne i docenia rolę technologii w budowaniu efektywności biznesowej. Dobrą prognozą dla zwiększenia zainteresowania firm implementacją rozwiązań tej klasy, jest wynik 40% respondentów potwierdzających inwestycje w sprawdzanie nowych technologii. Dla 28% firm wdrożenie modeli biznesowych opartych na takich rozwiązaniach jest czynnikiem skutecznie podnoszącym ich innowacyjność. Mimo świadomości potencjału, który stoi za zaawansowanymi technologiami, wciąż odczuwalna jest konserwatywność w ich wykorzystaniu. Wśród największych barier wskazuje się: brak środków finansowych na rozwój/innowacje (24%), niezakładanie w strategii rozwoju firmy inwestycji w innowacje (21%), przywiązanie do klasycznych, sprawdzonych rozwiązań (19%) czy brak nowoczesnego sprzętu umożliwiającego implementację rozwiązań wyższej klasy (13%).

Znaczenie innowacyjności w strategii firm

Ciekawych wniosków dostarcza także raport KPMG Dojrzałość innowacyjna przedsiębiorstw w Polsce (2014), który ukazuje innowacyjność jako jeden z elementów strategii firmy. Prawie 50% podmiotów z sektora MSP wskazało, iż bycie innowacyjnymi stanowi dla nich cel strategiczny.

Większość przedsiębiorstw, które podjęły działalność opartą na innowacji osiągnęły zadowalający zwrot z inwestycji. Dzięki wdrożeniu takich rozwiązań, firmy poprawiają jakość swoich produktów i usług, postrzeganie marki i efektywność operacyjną. Optymalizacja kosztów obsługi tych obszarów przy zastosowaniu technologii ICT, pozwala przedsiębiorstwom umocnić swoją pozycję konkurencyjną.

ERP dla MSP – optymalizacja, która potrzebuje specjalistów

Wybór odpowiednich rozwiązań mających na celu usprawnienie pracy przedsiębiorstwa wymaga wyspecjalizowanej wiedzy eksperckiej, do której małe i średnie przedsiębiorstwa często mają ograniczony dostęp. Wyzwaniem staje się więc dostosowanie swojej oferty do wymagań rynku i efektywne wykorzystanie potencjału. Doradztwo w zakresie informatyzacji i optymalizacji procesów jest tu nieodzowne. Dla firm MSP szczególne znaczenie mają systemy klasy ERP - narzędzia wspierające analizę i optymalizację procesów biznesowych na poziomie logistyki, magazynu i produkcji. Obejmuje to także wchodzące na rynek systemy Enterprise Resource Planning dostępne w chmurze, o których jeszcze wiele firm nie wie. Te natomiast, które tę świadomość już mają, często nie potrafią odnieść jej do swojej działalności i dostrzec korzyści w ramach własnego biznesu. Dlatego tak ważne jest, aby proces ten mógł być prowadzony przez kompetentnego specjalistę – próby samodzielnych działań w tym zakresie kosztują firmy czas, pieniądze, a w najgorszym scenariuszu także klientów. Na takie starty MSP nie może sobie pozwolić – podkreśla Mateusz Skonieczny.

Szansa dla małych i średnich

Zmienność warunków prowadzenia działalności gospodarczej, rozwój nowych technologii, coraz bardziej agresywna konkurencja i postępująca globalizacja stawiają przedsiębiorców przed nowymi, trudnymi zadaniami. Firmy muszą podejmować dynamiczne decyzje i równie szybko wdrażać je w życie, a nie ułatwia tego złożoność otoczenia i jego niestabilność. Choć zasoby finansowe i dostęp do kapitału obcego małych i średnich przedsiębiorstw są ograniczone, szansą pozostaje otwartość na wykorzystywanie okazji rynkowych i odpowiednia elastyczność firm w reagowaniu na zmiany i pojawiąjące się trendy. Źródłem przewagi konkurencyjnej dla przedsiębiorstw tego formatu jest odpowiednie wykorzystanie innowacyjnych technologii, które pozwolą usprawnić działanie firmy w kluczowych jej obszarach. Są to narzędzia, które umożliwiają przedsiębiorstwom zmiany o charakterze jakościowym i ilościowym – zarówno w obrębie relacji z klientami, jak i integracji i optymalizacji procesów biznesowych.

Technologie ICT korzystające z możliwości chmury mogą zapewnić firmom kompleksowe zarządzanie płacami, magazynem, dostawami, rozliczeniami księgowymi czy relacjami z klientami. Dla firm z sektora MSP to możliwość uzyskania pełnowymiarowego wsparcia na kilku poziomach i możliwość budowania przewagi rynkowej – podsumowuje Skonieczny.