Głównym powodem, dla którego Mennica Wrocławska zdecydowała się na wdrożenie systemu informatycznego klasy ERP była potrzeba usprawnienia pracy poszczególnych działów w firmie. Wdrożenie systemu umożliwiło pracę na jednej bazie danych, co w efekcie pomogło zoptymalizować i ułatwić realizację zadań wielu osób z różnych sfer funkcjonowania organizacj.

 

Wdrożenie objęło następujące obszary działania firmy: Sprzedaż i CRM, Logistyka, Finanse i Księgowość, Controlling i informacja Zarządcza, eCommerce, Workflow i Dokumenty.

Przyczyny wyboru systemu Sente

Od samego początku rozmów z Mennicą Wrocławską przedstawiciele Sente starali się zrozumieć biznes i wyzwania jakie stoją przed tą firmą. Zgodnie z filozofią Sente to system ma się zmieniać ze względu na potrzeby klienta, a nie odwrotnie. O wyborze systemu Sente zadecydowało właśnie to indywidualne podejście i zrozumienie sytuacji biznesowej oraz możliwość modyfikowania oprogramowania ze względu na konkretne wymagania Mennicy Wrocławskiej. Z drugiej strony eksperci Sente przedstawili Mennicy realny harmonogram działań – taki, który przewidywał adekwatny czas na przygotowanie analizy przedwdrożeniowej i kolejne kroki mające na celu sprawne wdrożenie systemu.

Wyjątkowy panel do obsługi klienta

Doskonałym przykładem indywidualnego podejścia i elastyczności systemu Sente jest panel CRM służący do obsługi klienta., Wygląd i funkcje panelu przedstawiciele Mennicy Wrocławskiej zaproponowali sami. To znaczy rozrysowali dokładnie jak ma wyglądać i jakie ma posiadać funkcje, aby obsługa klienta w punkcie sprzedaży była jak najłatwiejsza i efektywna. Pomysły Klienta zostały zweryfikowane i uzupełnione przez projektantów ze strony Sente, a informatycy Sente wykonali go dokładnie według wskazówek i dokładnie w taki sposób, jak zostało wspólnie zaprojektowane.

Obecnie z panelu korzystają na co dzień sprzedawcy Mennicy Wrocławskiej w całej Polsce.Funkcje zintegrowanego systemu informatycznego pozwalają sprzedawcy na pracę w jednym programie, co znacząco przyspieszyło obsługę klienta. Czas obsługi nowych klientów skrócił się dwukrotnie , a klienci już wpisani do bazy CRM obsługiwani są 3 razy szybciej

Łatwe rozliczenia fiskalne

Rozliczenia fiskalne związane z obrotem metalami szlachetnymi charakteryzują się wysokim stopniem komplikacji – na złoto inwestycyjne nie jest nałożony VAT, natomiast srebro, platyna, pallad czy diamenty rozliczane są z podatkiem VAT w wysokości 23%. W asortymencie firmy znajdują się na przykład monety, których wartość równa się wartości złota, ale są i egzemplarze kolekcjonerskie o wartości znacznie przekraczającej kruszec, z którego są wykonane. Kwestię rozliczeń utrudnia fakt, że na ten sam produkt może wystawić innego rodzaju fakturę, w zależności od tego, na jakiego rodzaju dokumencie księgowym został kupiony.

Rozliczenia z różnymi grupami klientów również posiadają swoją określoną specyfikę. Z tego powodu nie zawsze rozliczenie jest prostą operacją gotówkową z jednakową stawką VAT. Dlatego system został tak zaprojektowany, by nawet skomplikowane operacje - z formalnego punktu widzenia - z poziomu obsługi były proste do wykonania.


Ze względu na wspomniane wyżej uwarunkowania fiskalne generowanie oraz druk paragonów nie było realizowane natychmiastowo. Wdrożenie systemu przyspieszyło 8-krotnie przygotowanie dokumentów związanych z zakupami w punkcie sprzedaży.

Planowanie i bilansowanie zakupów

Obrót złotem jest specyficznym rodzajem sprzedaży. Ze względu na różnicę kursową złota ważne jest szybkie uzupełnianie stanów magazynowych. Z tego względu specjalnie na potrzeby Mennicy Wrocławskiej powstał w systemie autorski mechanizm do planowania i bilansowania zakupów.

Również w tym przypadku jednym z najważniejszych czynników jest czas. Wprowadzone zmiany umożliwiają  odpowiednio szybkie reakcje na styku sprzedaż – zakupy co pozwala zaoszczędzić  pieniądze firmy.  

Rozwiązania e-commerce

W obszarze e-commerce system również wspiera działania sprzedażowe. W tym obszarze najbardziej istotna okazała się być możliwość integracji z oprogramowaniem sklepu internetowego. Zarządzanie stanami magazynowymi dzięki jednej bazie danych i zintegrowanemu przepływowi informacji zostało zautomatyzowane. Operator systemu otrzymuje bieżące informacje na temat statusu realizowanych tym kanałem sprzedaży zamówień – czy została dokonana wpłata i  czy można przystąpić do realizacji zamówienia.

Szybciej i sprawniej

Również i w przypadku tak oryginalnej działalności, jaką jest obrót metalami i kamieniami szlachetnymi, wdrożenie systemu klasy ERP pozwala usprawnić i uporządkować wiele procesów zachodzących w objętych zakresem wdrożenia obszarach działalności.

Jednak podsumowując efekty wdrożonych zmian na pierwsze miejsca wysuwa się skrócenie czasów realizacji poszczególnych operacji. Wzrost szybkości obsługi klienta pozwala zwiększać jego satysfakcję, a  tym samym budować lojalność względem marki. Wdrożenie zintegrowanego systemu i przyjazny oraz przystosowany do wytycznych Mennicy Wrocławskiej interfejs ułatwiają i przyspieszają codzienną pracę pracowników.


Efekty wdrożenia są na tyle zadowalające dla zarządu Mennicy Wrocławskiej, że planowane jest uruchomienie kolejnych obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa. W najbliższym czasie system Sente będzie także wspierał zarządzanie obsługą procesów kadrowo-płacowych.

Źródło: www.sente.pl