O tym, jak IFS Applications wspomaga działalność firmy, rozmawiamy z MARKIEM GRUSZECKIM, wiceprezesem ds. finansowych w Quad/Graphics Europe.

Rozwiązania informatyczne są stosowane w Państwa firmie już od kilkunastu lat. Co zdecydowało o ich zastąpieniu systemem IFS Applications?

Od roku 2009 nasza firma należy w 100% do amerykańskiej korporacji Quad/Graphics i dynamicznie się rozwija. Prowadząc działalność w Polsce i oferując usługi w całej Europie, nasz biznes oceniamy w walucie euro, lokalnie raportujemy w złotówkach, a będąc częścią korporacji Quad/Graphics, raportujemy również w dolarach. W związku z tym potrzebowaliśmy systemu międzynarodowego i wielowalutowego, który pomógłby nam analizować ryzyko walutowe i pozwolił w metodyczny sposób to ryzyko minimalizować. Poprzednie używane przez nas systemy IT nie zapewniały takich możliwości.

Jak przygotowali się Państwo do wyboru systemu?

Przeprowadziliśmy długą i wnikliwą analizę przedwdrożeniową, zastanawiając się, czego naprawdę potrzebujemy. Jednego byliśmy pewni − nie chodziło o system, który w naszej firmie natychmiastowo zastąpi wszystkie inne rozwiązania informatyczne. Przyjęliśmy strategię elastycznego wdrożenia systemu kluczowego, bez odcinania się od rozwiązań, które przez lata z powodzeniem użytkowaliśmy. Wspomnę tu, że jako oddział korporacji Quad/Graphics jesteśmy m.in. zobowiązani do używania takich samych specjalistycznych systemów produkcyjnych, jak cała grupa.

Przygotowując się do wyboru rozwiązania, przyjęliśmy pięć kryteriów oceny, takich jak: elastyczność struktury kont w księdze głównej, możliwość modyfikowania struktury raportów bez programowania, możliwość integracji z innymi systemami IT, cena rozwiązania oraz wsparcie dostawcy na poziomie lokalnym. Dla każdego z tych kryteriów wprowadziliśmy punktację od 1 do 5. Pod uwagę braliśmy sześć systemów największych światowych dostawców. System firmy IFS uzyskał łącznie 24 punkty na 25 możliwych i okazał się najlepszy, chociaż konkurencyjne rozwiązania też uzyskały bardzo wysokie noty. Istotnym czynnikiem wyboru IFS Applications był również fakt, że jest on od kilku lat z powodzeniem używany w spółce QuadTech należącej do korporacji Quad/Graphics.

Od początku podobała nam się elastyczność rozwiązania zaproponowanego przez IFS, która pozwala na łatwe i szybkie obejmowanie systemem nowych firm i nowych segmentów biznesowych. Nie wymaga to kolejnego, czasochłonnego i kosztownego wdrożenia, wystarczy roll-out istniejącego rozwiązania.

Jakie potrzeby przedsiębiorstwa wymagały zaspokojenia w pierwszej kolejności?

Mamy ogromne potrzeby w zakresie analiz finansowych i raportowania. W naszym dziale finansowo-księgowym zapotrzebowanie na różnego rodzaju analizy do niedawna rosło w tempie ok. 30% rocznie, a w ostatnim roku wzrosło o prawie 60%.

W związku z tym mocno polegamy na systemach IT, gdyż tylko ich zastosowanie daje nam możliwość zwiększenia efektywności działania. Praktycznie co 6 minut wysyłamy jakiś raport, który zawiera od 100 do 300 liczb. Generujemy miliony liczb miesięcznie i w dodatku ich ilość wzrasta o kilkadziesiąt procent rocznie. Stąd pojawiała się i nadal pojawia się potrzeba nie tylko wdrożenia, ale ciągłego udoskonalania systemów, z których obecnie korzystamy, tak żeby nam pozwoliły w przyszłości zmierzyć się z wciąż rosnącymi potrzebami dotyczącymi analiz i sprawozdań finansowych.

Ogromne znaczenie ma dla nas zapewnienie spójności i prawidłowości wszystkich danych finansowych. Będąc w tak dużej grupie, jak Quad/Graphics, praktycznie co trzy miesiące mamy kontrole wewnętrzne, a także zewnętrzne audyty prowadzone przez takie firmy, jak Deloitte czy E&Y. Ponadto podlegamy amerykańskiemu prawu związanemu z transparentnością w finansach Sarbanes Oxley Act. Jesteśmy co kwartał kontrolowani, czy podawane przez nas wyniki są zgodne z rzeczywistością, czy są księgowane i sprawdzane zgodnie z zasadą „segregation of duty". Wymogi są bardzo wysokie, a system IFS Applications pomaga nam je spełnić w sposób jasny i prosty.

Dodam jeszcze, że działamy w specjalnej strefie ekonomicznej, co oznacza, że musimy mieć odpowiednio sparametryzowany system uwzględniający specyfikę takiej działalności. To również musieliśmy uwzględnić w czasie wdrożenia. Na szczęście IFS miał już doświadczenie w tym zakresie i był do tego przygotowany. Trzeba było dokonać podziału procesów na te, które są realizowane w strefie, i te, które przebiegają poza nią. To było duże wyzwanie, ale wspólnie nad tym pracując, znaleźliśmy rozwiązanie.

Czy wdrożenie wymagało wprowadzenia zmian organizacji procesów? Jeśli tak, to jakie są ich efekty?

Przeorganizowaliśmy dział fakturowania i dostosowaliśmy procesy również w kilku innych obszarach. Obsługa kartoteki kontrahentów została scentralizowana, a dział kooperacji objęto procesem zamówień. Udało się też przy wykorzystaniu możliwości systemu zautomatyzować przepływ dokumentów między Quad/Graphics Europe i spółką zależną CRT specjalizującą się w produkcji farb. Znacznie usprawniliśmy sprawozdawczość korporacyjną. W efekcie wdrożenia przejęliśmy od spółki-matki raportowanie wyników w dolarach oraz wprowadziliśmy raportowanie w walucie euro. Udało się to zrobić bez potrzeby zatrudniania nowych osób, bo dzięki zautomatyzowaniu procesów zwiększyliśmy wydajność.

Skróciliśmy czas potrzebny na przygotowanie miesięcznych wyników z sześciu do czterech dni roboczych, a dzięki łatwemu dostępowi do informacji — jeszcze przed finalnym zamknięciem ksiąg - możemy dowiedzieć się, jakie były wyniki finansowe w danym miesiącu. Naszym celem jest mieć wgląd w te wyniki niemal na bieżąco. W przyszłości chcielibyśmy je widzieć już w 25 dniu miesiąca.

System IFS Applications jest używany w Państwa firmie od ponad roku. Jak przebiega jego eksploatacja?

Zdawaliśmy sobie sprawę, że zaraz po wdrożeniu systemu, utracimy tymczasowo funkcjonalności, które budowaliśmy od 15 lat. Wiedzieliśmy, że na początku użytkownicy mogą być niezadowoleni ze zmian i że będą poszukiwać w systemie funkcji, których do tej pory używali. Ten etap mamy już za sobą, a funkcje, które straciliśmy, już są odbudowane. Teraz wchodzimy w fazę, która pozwala nam w coraz większym stopniu korzystać z możliwości systemu.

Już w tej chwili system pozwala nam zwiększyć efektywność o 30% — o tyle wzrosła liczba transakcji procesowanych w IFS Applications. Oczekujemy, że system pozwoli nam na dalsze zwiększanie efektywności. Spodziewamy się wzrostu nawet o 200% w perspektywie kolejnych pięciu lat. W kategoriach samochodowych mogę to tak ująć: mamy nowoczesny samochód z bardzo mocnym silnikiem i jeszcze nie do końca zdajemy sobie sprawę, jak potężny jest ten silnik i dokąd to auto może nas dowieźć.

Jak Pan ocenia korzyści z wdrożenia IFS Applications?

Główne korzyści biznesowe są widoczne przede wszystkim w dziale finansowo-księgowym. Możemy teraz szybciej i bardziej precyzyjnie obsługiwać kolejne firmy i segmenty biznesowe. Ponadto mamy możliwość szybszego i bardziej elastycznego dostosowywania się do nadchodzących zmian. To dla nas ważne, bo firma dynamicznie się rozwija — jeszcze w trakcie wdrożenia połączyliśmy się z dwiema spółkami i rozwinęliśmy cztery nowe segmenty biznesowe.

Praktycznie już podczas wdrożenia byliśmy w stanie spełnić wymagania dotyczące raportowania w wielu walutach. Oceniam, że bez systemu musielibyśmy zwiększyć nasz zespół finansowo-księgowy przynajmniej dwukrotnie, a poza tym działalibyśmy wolniej i nie nadążalibyśmy za potrzebami rynku.

Wspólnie z IFS wypracowaliśmy rozwiązanie, którego obecnie z powodzeniem używamy. Technicznie jesteśmy w stanie oceniać wyniki w euro, nie czekając na wprowadzenie tej waluty w Polsce. Uważam, że to naprawdę innowacyjne rozwiązanie.

Źródło: www.ifsworld.com