Z roku na rok firmy są coraz bardziej otwarte na wdrożenie systemów informatycznych do zarządzana przedsiębiorstwem – jest to wyraźny trend na rynku rozwiązań klasy ERP. Co więcej, jak wynika z szacunków instytutu Gartnera, jedną piątą kwoty przeznaczonej na oprogramowanie biznesowe w 2012 roku stanowić mają koszty projektów wdrożenia lub modernizacji systemów klasy ERP. Organizacje, które dostrzegają potrzebę wdrożenia innowacyjnych rozwiązań, nie powinny jednak zapominać, że każda inwestycja, również w IT, musi być uzasadniona z perspektywy biznesowej.

Na całkowity koszt wdrożenia oprogramowania ERP składają się zarówno środki związane z zakupem czy wdrożeniem systemu, jak i koszty wynikające z użytkowania tego systemu. Największą kwotę związaną z wdrożeniem stanowi jednak opłata licencyjna lub sam proces implementacji wybranego oprogramowania. Chociaż oszacowanie wartości licencji na podstawie oferty dostawcy zwykle nie stanowi problemu, wycena prac wdrożeniowych wymaga już otwartego podejścia do sytuacji. Równie istotnym elementem budżetu jest zakup niezbędnej infrastruktury informatycznej m.in. serwerów, stacji roboczych czy urządzeń sieciowych. By ustrzec się przed nieprzewidzianymi kosztami, warto wcześniej przygotować listę zakupów na te elementy, które będą niezbędne do właściwego funkcjonowania systemu.

Ważnym, lecz często niedocenianym elementem kosztowym każdej implementacji, jest wsparcie powdrożeniowe. To krytyczny moment po starcie systemu, którego zaniedbanie zwykle kończy się poważnymi i trudnymi do naprawienia konsekwencjami. Często mimo przekroczenia budżetu trudno jest wstrzymać koszty związane ze wsparciem zespołu wdrożeniowego. Z tego względu podczas implementacji systemu ERP dobrą praktyką jest nałożenie części zadań na pracowników firmy. Szczególnie na tych, którzy stanowią przyszłą grupę użytkowników tego oprogramowania. Taka umiejętność może w znacznym stopniu usprawnić funkcjonowanie systemu i jego modernizacje w przyszłości. Zaangażowanie zespołu pozwala zarówno na transfer wiedzy czy obowiązków jak i wyraźne obniżenie kosztów usługi wdrożeniowej. Dzięki temu zmniejszają się również koszty wewnętrzne związane z utrzymaniem systemu po zakończeniu całego wdrożenia.

Dobrze określony i dokładny budżet przedsięwzięcia stanowi klucz do sukcesu każdego wdrożenia. Równie istotne jest jednak rozliczanie go w stosunku do rzeczywistych wydatków poniesionych podczas tego procesu. Integralną częścią realizacji projektu w fazie wdrożenia jest rozliczenie budżetu, natomiast po starcie systemu zadanie to bywa często zaniedbywane. Chociaż koszty przestają być tak szybko generowane jak w fazie wdrożenia, nie powinno się dopuszczać do sytuacji, gdy przekroczenie budżetu stanowi dla zespołu niemiłe zaskoczenie. By uniknąć takich scenariuszy warto zwracać uwagę na poszczególne wydatki i na bieżąco porównać je do części składowych budżetu, szczególnie wtedy, gdy pojawiają się koszty związane z systemem.

Kluczowym elementem budżetu wdrożenia jest również dodatkowa pula do dyspozycji osób zarządzających projektem, w tym kierownika projektu lub komitetu sterującego. Implementacja systemu ERP charakteryzuje się tym, że nie wszystkie koszty da się przewidzieć od początku, dlatego zwykle przyjmuje się rezerwę na poziomie 10-15 proc. wartości usług lub nawet 30 proc. dla ryzykownych projektów. Najlepszym sposobem na określenie rezerwy budżetowej, nie przypisanej do żadnego zadania czy kontraktu, jest analiza i ocena ryzyka. Dzięki temu mechanizmowi firmy mogą sfinansować działania nieprzewidziane w budżecie projektu, bez przekroczenia kwoty wyjściowej.

Planowanie budżetu wdrożenia systemu ERP nie należy do łatwych zadań, przede wszystkim dlatego, że można przeoczyć ukryte koszty. Ważne jest, by skorzystać z pomocy osoby z dogłębną wiedzą z zakresu możliwości i specyfiki wdrożeń ERP, szczególnie w tak ważnym momencie, jak ustalanie szczegółów z firmą wdrożeniową. Doświadczenie takiego konsultanta pomoże uniknąć przykrych niespodzianek związanych z faktycznymi kosztami przeprowadzanego wdrożenia.

Źródło: OPTIMA PARTNERS