| 23 | edycja RAPORTU ERP, przygotowywanego przez niezależnego konsultanta dr. inż. Ludwika Maciejca, obejmująca 57 rozwiązań ERP dostępnych na polskim rynku, opisanych przez ponad 565 funkcjonalności. |
Niski koszt kontraktu na system ERP – sukces negocjacyjny, ale czy zawsze?
- Szczegóły
- Kategoria: ERP
Niki koszt kontraktu na system ERP – sukces negocjacyjny, ale czy zawsze?
Jednym z powodów, dla których część firm boi się wdrożenia systemu ERP są jego wysokie koszty. W związku z tym, kiedy już zdecydują się na ten krok, robią wszystko, by możliwie jak najbardziej zredukować związane z nim koszty. Moment, w którym dostawca rozwiązania spotyka się z klientem przy stole negocjacyjnym często okazuje się jednym z najtrudniejszych momentów wdrożenia, jednocześnie będąc jednym z czynników jego powodzenia. W czasie negocjacji kontraktu określa się m.in. zakres prac i termin ich wykonania, odpowiedzialność stron, podział obowiązków i zadań, procedury odbioru a także – co oczywiste – koszt wdrożenia.
Jednym z głównych problemów firm, które wprowadzają system ERP jest przeciąganie w nieskończoność negocjacji dotyczących ceny. Choć oczywiście kwestie finansowe są ze zrozumiałych względów ważne, negocjatorzy często nie wiedzą, w którym momencie dążenie do kolejnej redukcji kosztów może przynieść więcej strat niż korzyści. Należy mieć tu pewność, że obniżenie kosztów nie wpłynie na jakość otrzymanej usługi.
Dążenie do obniżenia ceny licencji i kosztów wdrożenia jest oczywiście dobrym krokiem, jednak wiele firm stara się wprowadzić oszczędności, zmuszając na przykład dostawców do znacznego skrócenia przewidzianych w umowie dni realizacji wdrożenia. Niestety często jest to postępowanie mogące przynieść jedynie złe skutki – mówi Mariusz Pawłowski z firmy Optima Partners. Po takiej zmianie dostawca systemu może chcieć zredukować czas poświęcony tym częściom projektu, które nie wpłyną bezpośrednio na możliwość uruchomienia systemu, takie jak szkolenia czy utrzymanie.
Taki sposób osiągnięcia lepszej ceny jest jedynie pozornie korzystny, gdyż już po wdrożeniu może się okazać, że nakłady finansowe, które firma zmuszona jest ponieść na łatanie ewentualnych luk systemu lub problemów wynikających z nieodpowiedniego przeszkolenia pracowników są znacznie wyższe niż kwota rabatu, którą uprzednio dostała od dostawcy.
Faktyczne możliwości istotnych oszczędności kryją się w kosztach utrzymania. Wynika to z tego, że koszty wdrożenia płacone są z reguły raz, podczas gdy koszty utrzymania obciążają budżet firmy regularnie co miesiąc przez cały czas eksploatacji systemu. Dodatkowo, zapisane w kontraktach koszty utrzymania mogą być mylące, ponieważ podawane są w nich zwykle jedynie miesięczne stawki za utrzymanie, często bez podania długości okresu utrzymaniowego, który z reguły wynosi 5 lat (60 miesięcy). Zestawiając koszt wdrożenia i całkowity koszt utrzymania w okresie 5 lat może się okazać, że dużo większym wydatkiem jest koszt utrzymania – mówi Mariusz Pawłowski.
Innym częstym błędem jest skupianie się jedynie na kwocie początkowej zawartej w umowie i zapominanie o tym, że często ostateczna cena wdrożenia jest warunkowa i zależy od wielu czynników zależnych od początkowych założeń projektu. Z najnowszego raportu firmy Panorama Consulting wynika, że w 2010 roku ponad 74% projektów nie zmieściło się w pierwotnie założonym budżecie wdrożenia. Firmy nie zdają sobie sprawy, że wraz z postępem wdrożenia może się okazać, że zakres koniecznych prac uległ zmianie i tym samym cena realizacji uległa zmianie – na ogół właśnie zwiększeniu. Oczywiście nie tylko niewiedza firm planujących wdrożenie jest tu powodem możliwości wystąpienia takiej sytuacji. Także dostawcy rozwiązań starają się, by ich pierwotna oferta przetargowa była jak najbardziej atrakcyjna finansowo, często nierealnie obniżając swoje stawki. Dlatego przy negocjowaniu umów wdrożeniowych ważne jest, by dokładnie przeanalizować zakres planowanych prac i ich możliwych uwarunkowań.
Co często jest pomijane, przy takich negocjacjach poza klientem i dostawcą systemu powinna być zawsze obecna osoba z dogłębną wiedzą z zakresu możliwości i specyfiki wdrożeń ERP, najlepiej zewnętrzny konsultant, który pomoże uniknąć przykrych niespodzianek związanych z faktycznymi kosztami przeprowadzanego wdrożenia – dodaje Mariusz Pawłowski.Źródło: Optima Partners
